Registrierkasse unlimited
Erste Erfahrungen aus der Praxis!

(März 2016)

Es ist geschafft - in vielen Unternehmen laufen die Registrierkassen schon, und auch wenn es noch Kinderkrankheiten bzw. Bedienungsfehler gibt, können viele aufatmen.
Allerdings sind uns in letzter Zeit zwei Irrtümer aufgefallen, die wir richtigstellen wollen:

• Die Registrierkassenpflicht ist nicht auf den 1.7.2016 verschoben! Bis 31.3.2016 wird nicht gestraft, sondern informiert und höchstens ermahnt. Ab dem 1.4.2016 muss man schon triftige Gründe angeben können, warum keine Registrierkasse benützt wird, z.B. Lieferschwierigkeiten des Lieferanten. Ab 1.7.2016 ist die Schonfrist endgültig vorbei.
• Mit der Registrierkasse ist man auch in Zukunft nicht online mit dem Finanzamt verbunden!

Der nächste Schritt, falls das nicht schon geschehen ist, ist die Kasse mit einer Signaturerstellungseinheit auszurüsten. Damit muss dann jeder einzelne Barumsatz sowie Monats-, Jahres- und Schlussbeleg mit einer kryptografischen Signatur versehen werden. Dieser Signaturwert ist sowohl im Datenerfassungsprotokoll der Kassa als auch auf dem Beleg zu erfassen und hat zu enthalten:

• Kassenidentifikationsnummer,
• fortlaufende Nummer des Barumsatzes,
• Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt,
• den verschlüsselten Stand des Umsatzzählers,
• die Seriennummer des Signaturzertifikats,
• die letzten zehn Stellen des Signaturwertes des vorhergehenden Umsatzes,
• sowie den Signaturwert des entsprechenden Barumsatzes. Trainings- und Stornobuchungen haben ebenfalls diese Angaben zu enthalten.

Was sich sehr sperrig liest sollte technisch kein Problem sein. Sprechen sie sich mit ihrem Kassenlieferanten ab. Der bekannteste Anbieter elektronischer Signaturen ist A-trust ( www.a-trust.at ). Die smart card kostet € 9,-, das Kartenlesegerät € 12,50.
Diese Signatureinheit muss spätestens zum 1.1.2017 in Betrieb gehen, zweckmäßigerweise kümmert man sich aber vorher darum. Der Erwerb der Signatureinheit ist mittels Finon zu melden.

Nicht vergessen: Das Datenerfassungsprotokoll der Kasse ist zumindest vierteljährlich auf einem externen Medium zu sichern, falls das nicht sowieso automatisch in der Cloud oder sonst wie geschieht.

Sämtliche schriftlichen Unterlagen über die Kasse sind aufzubewahren und bei Bedarf vorzuzeigen.

Wenn auch Mitarbeiter die Kasse benützen, müssen schriftliche Anweisungen vorhanden sein wie die Kasse (verpflichtend bei jedem Barumsatz) zu bedienen ist . Machen Sie sich auch Gedanken über die Aufbewahrung der Kasse außerhalb der Betriebszeiten. Oft handelt es sich dabei ja nur um einen Stick oder Tablet, die leicht mitgenommen werden können.

Ja, das Thema Registrierkasse wird uns noch eine Weile beschäftigen. Wir unterstützen Sie dabei gerne.