Neben der eigentlichen Hauptleistung verrechnen Unternehmer auch Nebenkosten weiter, die nicht direkt in die Leistung einfließen. Typische Beispiele sind Versandkosten, Kilometergelder und Ähnliches. Es stellt sich nun die Frage, wie diese Kosten umsatzsteuerlich zu behandeln sind. Grundsätzlich hängt die umsatzsteuerliche Behandlung davon ab, wer die Vertragspartner der weiterverrechneten Leistung sind, denn die Voraussetzung der Umsatzsteuerpflicht ist das Zustandekommen eines Leistungsaustauschs.
Ist der Unternehmer selbst Vertragspartner, teilt der Auslagenersatz das Schicksal der Hauptleistung. Das gilt für den Steuersatz ebenso wie für die Anwendbarkeit von Steuerbefreiungen.
Kommt die Vertragsbeziehung hingegen direkt zwischen dem Kunden und dem Leistungserbringer zustande und übernimmt das Unternehmen nur im Namen und im Auftrag des Kunden die Begleichung der Auslagen, so ist der Auslagenersatz als durchlaufender Posten zu behandeln.
Kilometergelder
Die Verrechnung von Kilometergeldern, wie in der Praxis üblich, zusätzlich zum Entgelt für die erbrachte Dienstleistung, ist umsatzsteuerpflichtig. Das gilt auch wenn das Kilometergeld gesondert verrechnet wird, oder wenn ausschließlich Kilometergelder als Entgelt für die Leistung vereinbart werden. Die Behandlung von Kilometergeld als durchlaufender Posten ist nicht möglich.
Portogebühren, Versicherungen
Sowohl Versicherungsbeiträge wie auch Briefmarken sind an sich steuerbefreit. Werden Portogebühren jedoch im Zusammenhang mit einer Hauptleistung verrechnet, so sind sie steuerpflichtig. Um diese Aufwände als durchlaufende Posten behandeln zu können, müsste der Kunde selbst Vertragspartner der Post werden. Das wird in der Praxis nur selten möglich sein.
Ein ähnliches Problem wie bei den Portogebühren gibt es bei Versicherungsverträgen, beispielsweise im Zusammenhang mit Leasing. Ist der Leasingnehmer selbst Vertragspartner der Versicherung stellt der weiterverrechnete Versicherungsbeitrag einen durchlaufenden Posten dar. Ist der leistende Unternehmer, in diesem Fall die Leasinggesellschaft, Vertragspartner der Versicherung, so stellt der weiterverrechnete Versicherungsbeitrag einen Entgeltbestandteil dar und ist somit umsatzsteuerpflichtig. Das gilt auch für Mietverhältnisse im Allgemeinen.