(September 2015)
Wir haben Ihnen in den letzten Tagen eine Blitzinfo zum Thema Registrierkassenpflicht zukommen lassen. In diesem Artikel wollen wir auf einzelne Punkte noch näher eingehen. Wir ersuchen Sie zu beachten, dass noch nicht alle Rechtsfragen geklärt sind und dass vor allem eine allgemeine Auskunft nicht eine Beratung im Einzelfall ersetzen kann, da die Gegebenheiten (Kasse schon vorhanden ja/nein, welcher Typ von Kasse, welche Branche, ...) individuell unterschiedlich sind.
Wen betrifft die Registrierkassenpflicht?
Alle Unternehmen, die einen Jahresumsatz ab 15.000,- € und Barumsätze ab 7.500,- € p.a. haben. Wer da nur an den typischen Handelsbetrieb denkt, irrt. Die Regelung betrifft auch Friseure, Kosmetiker, Fußpfleger, andere Gewerbebetriebe wie z. B. Installateure etc., Gastronomie, Hotels, aber auch Freiberufler wie (Zahn)Ärzte, Tierärzte, Therapeuten, Rechtsanwälte, Steuerberater, Apotheken, ...
Was ist als Barumsatz im Sinne der o.a. Grenzen zu verstehen?
Bargeld, Bankomatzahlungen, Kreditkartenzahlungen, Verrechnung mit Gutscheinen, PayPal-Zahlungen, Barzahlungen von offenen Rechnungen (die ja bereits im durchnummerierten Rechnungskreis Ausgangsfakturen erfasst sind). Prinzipiell also alle Zahlungen, die zwischen Personen geleistet werden, die gleichzeitig anwesend sind, auch wenn nicht reines Bargeld übergeben wird. Es gibt hier auch noch Unklarheiten, die hoffentlich bis Jahresende geklärt sind.
Neue Pflichten bzw. was muss man in den nächsten Wochen tun?
Am 01.01.2016 muss eine Registrierkasse vorhanden sein.
Hat man noch keine Kasse, sollte man gleich eine kaufen, die den Erfordernissen ab 01.01.2017 genügt bzw. im Laufe des Jahres 2016 nachgerüstet werden kann (Garantie Hersteller verlangen!).
Diese Kasse muss also spätestens am 01.01.2017 mit einem Manipulationsschutz und einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Nach derzeitiger Meinung der Finanz wird das entweder eine Chipkarte mit Kartenlesegerät oder eine Online-Lösung mit Signatur sein. Jeder Datensatz soll automatisch mit einer elektronischen Signatur versehen werden, die einen Zusammenhang mit der vorhergehenden Signatur hat und in einem Erfassungsprotokoll gespeichert werden, das nicht mehr verändert werden kann. Die Sicherungseinheit vergibt laufende Nummern und addiert die Summen im Speicher. So kann das Finanzamt bei einer Kontrolle die Umsätze zwischen zwei Daten leicht abrufen (z.B. Umsätze zwischen 01.08. und 31.08.15).
Ist bereits eine Kasse vorhanden, sollte man sich rasch an den Kassenhersteller wenden, um herauszufinden, welche Art von Kasse man hat und ob diese auf die Sicherheitsstandards von 01.01.2017 nachrüstbar ist. Sogenannte Typ 1-Kassen, das sind mechanische Kassen, die keine Elektronik und keinen Speicher besitzen, sind ab 01.01.2016 nicht mehr erlaubt. Elektronische Registrierkassen, Kassensysteme oder Computerkassen müssen geprüft werden.
Die neuen Registrierkassen muss man sich nicht mehr wie Blechkisten mit Kurbel vorstellen; für kleinere Anwender empfehlen Experten Online- Registrierkassen. Diese sind Softwarelösungen, die auf Tablet oder PC laufen: Der Vorteil ist, dass man sich nicht um die Speicherung der Daten kümmern muss (Daten müssen elektronisch gespeichert und 7 Jahre lang unverändert abrufbar sein!). Auch wenn ein Gerät gestohlen oder kaputt wird, bleiben die Daten in einer Cloud-Speicherung erhalten. An Hardware sind dazu nur ein Tablet/PC, sowie Drucker und Internetanschluss notwendig; die Geräte können daneben auch für andere Zwecke verwendet werden, die Kassenlösung läuft sozusagen unabhängig mit. Die Belege, die an die Kunden aus- gefolgt werden müssen, können entweder mit dem Drucker ausgedruckt oder per Mail als elektronischer Beleg versendet werden. Auf einem Gerät können mehrere Kassen betrieben (z.B. bei einer Arzt-Gruppenpraxis) oder mehrere Geräte zu einer Summe zusammengeführt werden (z.B. ein Verkaufsgeschäft mit mehreren Kassenplätzen).
Um den gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden, sind die verkauften Produkte/Dienstleistungen nach Warengruppen am Beleg auszuweisen. Die Produkte können aber nach eigenem Belieben in der Kassensoftware detaillierter angelegt/geändert werden.
Ab 01.07.2016:
Jeder Steuernummer wird eine elektronische Signatur zugeordnet, die Kassen müssen mit der entsprechenden Signatur über finanzonline angemeldet werden. Die genaue Vorgangsweise ist noch unklar, jedenfalls muss der Finanzbehörde einwandfrei nachgewiesen werden, welche Kasse welchem Steuersubjekt zuzurechnen ist. Diese Anmeldung soll ab 01.07.2016 möglich sein.
Ab 01.01.2017
müssen die Kassen allen Vorschriften entsprechen und über finanzonline angemeldet sein.
Registrierkassenpflicht als Chance?
Wenn schon die Registrierkassenpflicht eingeführt wird, dann sollte man versuchen, dies auch als Anlass zu sehen, die Vorgänge im Betrieb zu rationalisieren. Es muss bedacht werden, dass die Aufzeichnungen des Betriebes verzahnt sind und zusammenpassen müssen - ein Beispiel: Der Kellner, der die Registrierkasse im Gastbetrieb bedient, muss laut Arbeitszeitaufzeichnungen auch in diesem Zeitraum im Betrieb sein und mit der entsprechenden Arbeitszeit angemeldet sein. Es wäre sinnvoll, zu überlegen, ob man nicht bei Umstellung auf ein System auch Informationen bekommen könnte, die im Betriebsablauf neue Perspektiven/Auswertungen liefern. Eine Kasse könnte z.B. auswerfen, wann welche Produkte nachgefragt werden, wer am meisten verkauft, etc.
Ein kleiner Trost zum Abschluss: Der Kauf und die Umrüstung von Registrierkassen wird zwischen 01.03.2015 und 31.12.2016 durch eine Prämie und die Möglichkeit, die Kosten in einem sofort abzuschreiben, begünstigt!
Die WKO bietet zum Thema Registrierkassen in den nächsten Wochen Infoveranstaltungen an verschiedenen Orten an. Bitte informieren Sie sich über die Termine auf der WKO-Homepage.
Wie schon eingangs erwähnt, es wird sich noch einiges ändern bzw. präzisiert werden. Wir halten Sie weiter auf dem Laufenden - und wenn nötig mittels Blitz-Info.