(März 2015)
Seit 2014 dürfen Rechnungen an die Bundesverwaltung (wie Bundesschulen, Ministerien, Polizei, Gerichte etc.) nur mehr in elektronischer Form eingebracht werden. Davon gibt es nur wenige Ausnahmen, z.B. Bar- und Kreditkartengeschäfte, Tätigkeiten von Sachverständigen und Dolmetschern. Im PDF-Format mittels E-Mail übermittelte Rechnungen werden von den Bundesdienststellen nicht akzeptiert.
Die Rechnungen sind in den Formaten ebInterface oder PEPPOL zu erstellen und die Übertragung kann nur über das Unternehmensserviceportal USP oder über PEPPOL erfolgen. Den in der Praxis wichtigeren Übertragungsweg bildet das USP, PEPPOL hingegen wird von österreichischen Unternehmen nur wenig genutzt.
Im Unternehmensserviceportal unter www.usp.gv.at (einmalige Registrierung erforderlich) können die Rechnungsdaten entweder über ein manuelles Formular erfasst oder im Format ebInterface hochgeladen werden.
Der Upload ist für mit dem ebInterface Word Plug-in selbst erstellten e-Rechnungen möglich. Mit diesem Word Plug-in, das kostenlos über die Homepage der Wirtschaftskammer Österreich www.wko.at erhältlich ist, kann ein standardisiertes Rechnungsformular in Word ausgefüllt und dann im ebInterface-Format in das USP hochgeladen werden. Wenn Ihr Fakturierungsprogramm e-Rechnungen im ebInterface-Format erzeugt, ist das Hochladen der damit erstellten Rechnungen in das USP ebenfalls möglich.
In der e-Rechnung müssen zusätzlich zu den Rechnungsdaten die Lieferantennummer und die Auftragsreferenz angegeben werden. Beides wird dem Auftragnehmer von den Bundesdienststellen bei Beauftragung mitgeteilt.
Wenn Sie nur gelegentlich Rechnungen an den Bund müssen und/oder sich mit den Details der e-Rechnung nicht befassen möchten, können wir die elektronische Erstellung und Übermittlung gerne für Sie übernehmen. Weitere Informationen über die e-Rechnung an den Bund finden Sie unter www.e-rechnung.gv.at.