(März 2014)
Es gibt mehr als das Finanzamt!
Rechnungslegungspflichtige Unternehmer haben laut UGB (Unternehmensgesetzbuch) ihre Bücher, Inventare (das sind alle dem Unternehmen gewidmete Vermögensgegenstände und Schulden - entspricht weitestgehend der Bilanz), alle empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe (das sind alle wesentlichen Mails wie Angebote, Kündigungen, Mahnungen, etc.) und Belege sieben Jahre lang geordnet aufzubewahren, darüber hinaus noch so lange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind.
Laut BAO (Bundesabgabenordnung) hat jeder, der Bücher oder Aufzeichnungen zu führen hat (also nicht nur rechnungslegungspflichtige Unternehmer), diese samt den zugehörigen Belegen sieben Jahre lang aufzuheben.
ACHTUNG: Dazu zählen alle Aufzeichnungen, die für die Abgabenerhebung maßgeblich sind, also insbesondere auch die Grundaufzeichnungen, Lieferscheine, Aufträge, etc.! Auch hier beträgt die Aufbewahrungsfrist sieben Jahre, darüber hinaus noch solange, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind. Zum eigenen Schutz empfiehlt es sich aber die Unterlagen zehn Jahre aufzuheben!
Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sind laut Umsatzsteuer-Gesetz 22 Jahre lang aufzuheben.
Im "Normalfall" können Sie somit alle Unterlagen für die Jahre bis einschließlich 2006 vernichten.