(Dezember 2013)
Wenn der Bund zu ihren Auftraggebern zählt, ist es höchste Zeit sich mit dem Thema "e-Rechnung an den Bund" zu beschäftigen. Ab 1.1.2014 sind nämlich die Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzubringen.
Angeblich bringt das Einsparungspotential in Millionenhöhe - fragt sich nur für wen?! Es mag schon stimmen, dass es langfristig zu Einsparungen kommt. Jetzt muss man einiges an Zeit und womöglich auch Geld in die EDV investieren um mithalten zu können.
Rechnungen, die mittels E-Mail z.B. im PDF-Format eingebracht werden, finden keine Akzeptanz.
Wie ist nun vorzugehen?
Zunächst muss man sich als Unternehmer der Registrierung am Unternehmerportal unterziehen (www.usp.gv.at). Das kann mittels bestehender Finon-Zugangsdaten, per Bürgerkarte oder durch Anmeldung im Info-Center des Finanzamts erfolgen.
Danach stehen zwei Formate für die Einbringung zur Verfügung, die Ihnen auf
zur Verfügung stehen, wobei erstere Adresse zu empfehlen ist.
Nach authentifizierter Anmeldung haben sie die folgenden Möglichkeiten des Rechnungseinlesens:
Die händische Erfassung ist äußerst mühsam und wird nur in Frage kommen, wenn Geschäftsbeziehungen zum Bund die Ausnahme darstellen. In allen anderen Fällen ist ihr Software-Hersteller gefordert die entsprechenden Grundlagen herzustellen. Es gibt am USP einen Upload-Bereich, in dem e-Rechnungsdokumente hochgeladen werden können. Außerdem wird von der WKO ein Word-Plugin angeboten, mit dem e-Rechnungen in der gewohnten Word-Umgebung erfasst werden können (siehe Homepage der WKO).
Eine e-Rechnung hat neben den umsatzsteuerlichen Merkmalen noch folgende Angaben zu enthalten:
Bei der Einbringung werden bestimmte e-Rechnungskriterien geprüft und im Fehlerfall unmittelbar eine Rückmeldung gegeben. Die Rechnung gilt damit als nicht eingebracht.
Die Bezahlung erfolgt erst dann, wenn es ihnen gelungen ist eine inhaltlich richtige vollständige e-Rechnung einzubringen, was einige Geduld erfordern wird.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema, speziell auch was die technischen Erfordernisse betrifft, finden sie unter www.erb.gv.at.