(März 2013)
Um für Lieferungen Vorsteuer in Anspruch nehmen zu können oder steuerfreie Lieferungen an Empfänger aus EU-Ländern vornehmen zu können, ist es notwendig, dass beim Geschäftspartner eine gültige UID-Nummer vorliegt. Es wird daher erforderlich sein, bei neuen Geschäftsverbindungen sofort bzw. bei regelmäßigem Geschäftsgebaren in Abständen immer wieder die Gültigkeit der UID-Nummer des Geschäftspartners zu überprüfen. Diese Abfrage ist für Unternehmer verpflichtend über finanzonline durchzuführen (Eingaben/Anträge/UID-Bestätigung). Die Antwort wird bei Finanzonline sofort elektronisch mitgeteilt, die ausgedruckte Bestätigung gilt als Beleg und ist sieben Jahre aufzubewahren.
Wer noch keine Zugangscodes hat, kann die Abfrage auch über den EU-Server machen:
www.bmf.gv.at, links oben: Themen A-Z/UID Nummer/online Validierung der UID-Nummer - Ergebnis ebenfalls ausdrucken und archivieren. Bei beiden Abfragemöglichkeiten kann man sowohl österreichische als auch UID-Nummern aus anderen EU-Ländern abfragen.
Bei der Abfrage selbst kann man zwischen zwei Stufen wählen:
Bei Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren) wird nur die Gültigkeit der UID-Nummer bestätigt, ohne den Bezug auf ein bestimmtes Unternehmen herzustellen,
bei Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren) wird die UID-Nummer in Verbindung mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift bestätigt.
Wir empfehlen, diese Abfragen als Abfrage Stufe 2 regelmäßig zu machen. Im Zuge von Nachschauen durch das Finanzamt kommt es immer wieder zu Umsatzsteuernachforderungen, weil - aus welchen Gründen auch immer - der Geschäftspartner über keine gültige UID-Nummer verfügt. Diese Umsatzsteuernachforderungen können nicht bekämpft werden, es besteht lediglich die Möglichkeit, sich die Umsatzsteuer vom Geschäftspartner zu holen, was nicht immer möglich ist (Firma existiert nicht mehr, Rechtsverfolgung im Ausland aussichtslos, etc.).