(März 2012)
Im Jänner 2012 wurde vom Bundesministerium für Finanzen die "Kassenrichtlinie" veröffentlicht. Diese Richtlinie soll informieren, welche Kriterien Registrierkassen bzw. Kassensysteme erfüllen müssen, um vom Finanzamt als ordnungsgemäß anerkannt zu werden. Die Richtlinie ist ein Ausfluss des Betrugsbekämpfungsgesetzes aus 2006(!), die Erstellung hat etwas gedauert ...
Zu allererst muss festgehalten werden, dass man keine (Registrier)kasse besitzen muss, um ein ordnungsgemäßes Rechnungswesen zu haben, man muss nur die Einnahmen (und Ausgaben) einzeln in geeigneter Form aufzeichnen, wobei insbesondere wichtig ist, dass es erkennbar ist, dass die Aufzeichnungen aktuell gemacht wurden und nachträglich nicht mehr verändert werden können.
Wenn man aber eine Registrierkasse oder ein Kassensystem besitzt, muss es nach Ansicht der Finanz (die Richtlinie ist kein Gesetz und stellt daher nur die Ansicht der Finanz dar) verschiedene Anforderungen erfüllen:
Man kann die erforderlichen Daten auch elektronisch erfassen, diesfalls muss es machbar sein, dass innerhalb der Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren jederzeit eine Wiedergabe möglich ist.
Auch für den Fall, dass alle Informationen ausgedruckt werden, sind die Daten zusätzlich elektronisch zu speichern. Es führt hier zu weit, alle Bedingungen, die noch dazu nach Art der Kassa unterschiedlich sind, aufzuführen. Wir ersuchen Sie, sich an uns zu wenden, damit wir Ihre Kassenführung gemeinsam überprüfen können.
Ganz besonders zu beachten ist, dass alle der Kassa vor- oder nachgelagerten Systeme wie ein Bestellsystem, eine Lagerbuchführung etc. auch die Anforderungen der Richtlinie erfüllen müssen, wenn die darin enthaltenen Zahlen in Verbindung mit steuerrelevanten Aufzeichnungen stehen. Im Extremfall muss man z.B. Zahlen aus einer App am iPhone, mit der Sie Ihr Kilometerbuch führen, ausdrucken und auch sieben Jahre speichern. Ganz wichtig ist also die Dokumentation wie und wann steuerrelevante Informationen erfasst wurden.
Was ist die Folge, wenn die Finanz der Meinung ist, Ihr Kassensystem wäre nicht ordnungsgemäß? Erfüllt das Kassensystem die Wünsche der Finanz, gilt es als formell ordnungsgemäß, woraus das Finanzamt ableitet, dass auch der Inhalt stimmt. Es kann natürlich dann in weiterer Folge trotzdem zur Feststellung von Mängeln im Rechnungswesen im Rahmen einer Prüfung kommen. Die reine Ordnungsmäßigkeit führt nicht dazu, dass ein Betriebsprüfer die Prüfung sofort begeistert und ohne Ergebnis wieder beendet. Wird jedoch festgestellt, dass das Kassensystem nicht ordnungsgemäß ist, berechtigt das den Prüfer - je nach Schwere der Mängel - zur Schätzung der Steuergrundlagen, was im Regelfall zu einer Nachforderung führt.