(März 2012)
Es ist nicht angenehm gegen die eigene Überzeugung unsinnige Vorschriften an Sie, liebe Leser, herantragen zu müssen.
So war das auch mit der bisherigen Regelung in Hinsicht auf die Anerkennung elektronisch übermittelter Rechnungen. Die wurden nur dann als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes anerkannt, wenn sie mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur ausgestattet oder im Rahmen des EDI-Verfahrens übermittelt wurden. Diese Bestimmung stellte sich als aufwändig und kostenintensiv heraus - und es war auch nicht einzusehen, warum diese zusätzlichen Kriterien gegenüber einer herkömmlichen Rechnung gefordert wurden.
Andererseits war das Risiko der Negierung dieser Vorschrift groß, weil der Vorsteuerabzug auf dem Spiel stand.
In dieser Situation trat aber überraschenderweise Brüssel auf den Plan und hat seine Mitgliedsstaaten dringend angewiesen bis spätestens 31.12.2012 eine EU-Richtlinie in nationales Recht umzusetzen, in der die elektronische Übermittlung von Rechnungen nicht nur vereinfacht, sondern quasi der Papierrechnung gleichgestellt wird. Obwohl man also noch 2012 mit der alten Bestimmung leben muss, dürfen wir uns schon freuen.
Künftig sind sämtliche Rechnungen, die unabhängig von ihrem Dateiformat per E-Mail oder als Web-Download ausgestellt und empfangen werden, für umsatzsteuerliche Zwecke gültig. Das gilt auch für eine in Papierform erstellte Rechnung, die eingescannt und per E-Mail verschickt wird.
Spätestens ab 1.1.2013 werden also diese wesentlichen Vereinfachungen greifen und für Unternehmer eine kostensenkende Erleichterung sein.
Wer sich bisher gescheut hat elektronische Rechnungen zum Einsatz zu bringen, sollte womöglich eine Umorganisation in Erwägung ziehen.
Bitte trotzdem nicht vergessen, dass eine Analyse und Kontrolle der Rechnungen einerseits formell auf die Kriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung und materiell auf die Richtigkeit wesentliches Element eines internen Kontrollsystems darstellt.