(Stand: Dezember 2000)
Ohne Zweifel nimmt die Anzahl der Bargeldtransaktionen und damit auch der Umfang unserer Kassabücher ab, was aber nicht heißt, dass die ordnungsgemäße Kassabuchführung ihre Bedeutung im Rahmen des betrieblichen Rechnungswesens verliert. Kassafehler führen noch immer zu der unangenehmen Folge, dass bei Betriebsprüfungen das Finanzamt misstrauisch und womöglich zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen berechtigt wird. Das wird teuer, daher ist auf ein sorgfältiges Vorgehen zu achten.
Was ist ein Kassabuch?
Ein Kassabuch ist nichts anderes als eine chronologische Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen, also aller Geldzuflüsse und -abflüsse. Jeder Bilanzierer muss ein Kassabuch führen. Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen kein Kassabuch im eigentlichen Sinn führen, ihre Bareinnahmen aber sehr wohl nachvollziehbar ermitteln.
Ermittlung der Tageslosung
Heutzutage hat die direkte Ermittlung der Tageslosung wohl die größte Bedeutung. Dabei wird jeder einzelne Verkauf bzw. jede einzelne Leistung erfasst. Den größten Teil der Arbeit übernehmen Registrier- oder Computerkassen, die häufig auch die Losung bereits nach Umsatzsteuersätzen oder anderen Kriterien trennen und die auch eine unentbehrliche Hilfe für die interne Kontrolle sind. Natürlich kann aber auch händisch ein Paragon ausgestellt werden. Auf jeden Fall ist der Registrierkassenkontrollstreifen, sonstige Ausdrucke, aus denen die Tageslosung hervorgeht, oder die Durchschriften der Paragons zusammen mit den anderen Belegen aufzubewahren. Bei der indirekten Ermittlung der Tageslosung wird nicht jeder Umsatz einzeln erfasst, sondern täglich mittels “Kassasturzes” durch Rückrechnung die Tageslosung ermittelt. Diese Methode wird wohl nur mehr in Kleinbetrieben angewendet. Sie ist auch nicht zu empfehlen, weil Kontrollmöglichkeiten und Informationen über die Anzahl der Kunden, welche Ware genau verkauft wurde, etc. fehlen. Aus diesem Grund sind gerade die formalen Anforderungen bei dieser Art der Tageslosungsermittlung besonders hoch. Eine tägliche Aufzeichnung des Kassastandes und die Dokumentation der Losungsermittlung sind unerlässlich.
Was ist ein Kassaminus?
Man kann nicht weniger als kein Geld haben. Falls bei einer Betriebsprüfung so etwas auftaucht, schließt das Finanzamt messerscharf, dass eigentlich noch Geld vorhanden gewesen sein muss, dass also Einnahmen nicht erfasst wurden oder zumindest nicht sorgfältig gearbeitet wird. Dabei gibt es teuflische Fehler, die in der Eile auch dem Steuerehrlichsten passieren können, aber eben nicht passieren dürfen.
Zu hoher Kassastand?
Ja auch das gibt es! Sehr hohe Bargeldbestände kommen der Finanzverwaltung ebenfalls zumindest suspekt vor. Niemand lässt in der Kassa eine unüblich hohe Menge an Bargeld, noch dazu, wenn u.U. ein Überziehungsrahmen abgedeckt werden könnte. Bei sonstiger formeller Richtigkeit wird zwar nicht viel passieren, aber unangenehme Diskussionen sind gewiss.
Die häufigsten Kassafehler
- Es werden Ausgaben mit der Kassa verrechnet, die z.B. der Chauffeur, aber natürlich auch der Unternehmer selbst, bereits einige Tage vorher getätigt hat. In diesem Fall hat die Eintragung nicht zum Zeitpunkt des Belegdatums zu erfolgen, sondern zum Zeitpunkt der tatsächlichen Verrechnung mit der Kassa. Auf den Belegen ist der Vermerk “Verrechnet am ....” anzubringen.
- Geld wird privat vorgestreckt, aber nicht als Einlage eingetragen.
- Von der Bank wird Geld für Barausgaben abgehoben, aber erst am nächsten Tag laut Kontoauszug als Einlage in die Kassa eingetragen.
- Geld wird rasch für private Zwecke ausgeborgt und dann darauf vergessen.
Was ist besonders zu beachten, um Probleme zu vermeiden
Bei der Kassaführung gilt es, jede Art von Großzügigkeit zu vermeiden. Das Weglassen der Groschen, runden auf volle 10 Schilling oder ähnliches, wird von der Finanzverwaltung als Kampfansage angesehen. Mit einer neuen Prüfsoftware soll sogar festgestellt werden können, ob die Losung geschätzt wurde, da Menschen zu immer gleichen Ziffernkombinationen neigen.
Barschecks und Kreditkarten
Bei Bezahlung durch Schecks oder Kreditkarten bestehen zwei Möglichkeiten. Die erste Variante besteht darin, auch diese Zahlungsart wie Bargeld zu behandeln, d.h. Schecks und Kreditkartenzahlungen werden in die Losung aufgenommen. Natürlich muss aber dann ein Ausgang mit dem Vermerk “Schecks an Bank” oder “Verrechnung Kreditkarten” eingetragen werden, weil leicht einsichtig ist, dass Sie mit einem Kreditkartenbeleg keine Betriebsausgabe zahlen können. Bei der zweiten Variante wird nur die Banktransaktion erfasst. Für welche Methode man sich entscheidet hängt von den Umständen und der Organisation ab. Hat man sich für eine Methode entschieden, muss man sie aber strikt einhalten, sonst kommt es zu doppelten oder gar keinen Erfassungen.
Prüfung und internes Kontrollsystem
Die laufende Errechnung des Kassenstandes und der Vergleich mit dem Bargeld-Istbestand gehört zu den Grundsätzen eines geordneten Rechnungswesens. Aus Gründen der internen Kontrolle sollte diese Prüfung auch in unregelmäßigen Abständen von Dritten vorgenommen werden. Die Kassaführung und die Verfügung über das Bargeld sollten aufgrund des Vieraugenprinzips immer getrennt sein.