(März 2010)
Die meisten Telekom- und Internet-Anbieter, aber auch andere Unternehmen versenden ihre Fakturen meist nur noch auf elektronischem Weg. Für die Empfänger dieser Rechnungen stellt die elektronische Rechnung, abgesehen vom Wegfall der Archivierung in Papierform, mit Sicherheit keine Vereinfachung dar. Manchmal gibt es sogar recht unangenehme Überraschungen wenn sich herausstellt, dass die Rechnung den gesetzlichen Kriterien nicht entspricht.
Prinzipiell gilt das Umsatzsteuergesetz mit den bekannten Rechnungskriterien für alle Arten von Rechnungen, egal, ob es Papierrechnungen, Fax- oder elektronische Rechnungen sind. Bei den Letztgenannten gibt es aber noch weitere Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, vor allem müssen sie mit einer “fortgeschrittenen” (sicheren) elektronischen Signatur versehen sein.
Diese macht den Aussteller der Rechnung für den Rechnungsempfänger eindeutig erkennbar und die Rechnung ist gegen eine nachträgliche Veränderung geschützt.
Besonders spannend ist die Frage der Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen. Diese sind inkl. der Signatur vom Rechnungsempfänger – ebenso wie Papierrechnungen – 7 Jahre aufzubewahren (z.B. auf CD, DVD). Der Ausdruck auf Papier reicht nicht aus, weil ja sonst das Vorhandensein der sicheren elektronischen Signatur nicht mehr überprüft werden könnte. Da kein Speichermedium ewig hält, muss sich der Rechnungsempfänger wohl oder übel immer wieder um die Übertragung auf jeweils neue Datenträger kümmern, um eine jederzeitige Wiedergabemöglichkeit der elektronischen Rechnung zu ermöglichen.
Zwecks Klärung, ob der Vorsteuerabzug zusteht und ob die Rechnung überhaupt mit einer elektronischen Signatur ausgestattet ist, empfiehlt sich, signierte PDF-Dateien wie folgt zu überprüfen:
Bei einer unsichtbaren Signatur öffnet sich durch Klicken auf den Reiter "Unterschriften" oder "Signatures" links neben dem Dokument ein Info-Fenster mit den Signaturdaten.
Wenn sich auf dem Dokument selbst ein Feld mit Signaturinformationen befindet, erscheint durch Anklicken ein Info-Fenster, das den Gültigkeitsstatus der Signatur angibt.
Falls Sie planen, Ihre eigenen Rechnungen elektronisch und formal richtig zu gestalten, wenden Sie sich am besten an einen der Zertifizierungsanbieter, wie z.B. A-Cert (http://www.a-cert.at), A-Trust (http://www.atrust.at) oder xyzmo Software GmbH (http://www.xyzmo.com).
Mit passender Software können Sie die manuelle Signatur einzelner Rechnungen im pdf-Format bis hin zu Massensignaturen für größere Rechnungsmengen erledigen. Die Software hat zusätzlich eine Dokumentation des Signaturverfahrens und auch eine Archivierung der Daten zu gewährleisten.
Es muss nicht jede Rechnung elektronisch signiert sein, vielmehr können mehrere Rechnungen auch in einer Sammeldatei zusammengefasst werden, wobei diese dann nur einmal mit einer sicheren Signatur versehen werden muss.
Wem das alles zu kompliziert ist, der bleibt bei der Papierrechnung, faxt seine Rechnungen (allerdings nur noch bis Ende 2010 unsigniert, danach auch nur mehr mit fortgeschrittener, elektronischer Signatur) oder lagert die elektronische Rechnungserstellung an einen externen Dienstleister aus.
Unternehmen, die miteinander in dauerndem Geschäftsverkehr stehen, können Rechnungen durch elektronischen Datenaustausch (EDI-Formate) übermitteln, hier ist aber zusätzlich pro Abrechnungsperiode eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder eine Sammelrechnung mit fortgeschrittener elektronischer Signatur zu übermitteln.