(Dezember 2009)
Fast jedes Firmenfahrzeug kann sehr teuer werden! Genügte früher oft das Vorhandensein eines (gleichwertigen) Fahrzeuges im Privathaushalt, gehen seit einiger Zeit Finanz bzw. Gebietskrankenkasse bei GPLA-Prüfungen (gemeinsame Prüfung der Lohnabgaben) bei diesem Thema äußerst penibel und restriktiv vor. Sie unterstellen (mehr oder weniger) prinzipiell, dass solche Privatnutzungen durch die Dienstnehmer gegeben sind.
Ein jüngst ergangenes Erkenntnis zeigt, dass auch der Ansatz eines Privatanteils beim Unternehmer nicht vor dem Ansatz eines Sachbezuges bei der angestellten Ehefrau schützt. Sie könnte ja mit dem Firmenkraftfahrzeug ebenfalls privat unterwegs sein.
Für den Dienstnehmer ist der Ansatz eines Sachbezuges, vor allem bei neueren Autos, meist eine günstige Variante – für den Dienstgeber dagegen, vor allem bei einer nachträglichen Hinzurechnung, doch meist eine sehr teure Variante. Ein paar Tausender sind dann schnell beisammen (Lohnsteuer, Krankenkasse, sonstige Abgaben).
Ausnahmen gibt es hievon relativ wenige:
Die Lohnsteuerrichtlinien sprechen von "Spezialfahrzeugen, die aufgrund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen". Als Beispiele werden genannt: Pannenfahrzeuge und Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank.
Übrigens bitte nicht vergessen: Die Fahrt Wohnung – Arbeitsstätte ist eine Privatfahrt! Außerdem sei nochmals darauf hingewiesen, dass es nicht auf die tatsächliche Nutzung, sondern auf die Möglichkeit der Nutzung ankommt!
Legen Sie am besten eine Liste der Firmenfahrzeuge an und ordnen Sie diese den einzelnen Dienstnehmern zu.
Und wichtig: Verständigen Sie uns bitte umgehend von jedem Fahrzeugwechsel (An-, Abmeldung!).
Wie kann man nun den Ansatz eines (halben) Sachbezuges vermeiden bzw. rechtfertigen? Die einzige wirklich anerkannte Möglichkeit ist die penible Führung von Fahrtenbüchern (für jedes Fahrzeug)!
ACHTUNG:
Auch diese werden in jüngster Zeit genau kontrolliert (Abstimmung mit Reiseberichten, Tankbelegen, Reparaturrechnungen, Ermittlung des durchschnittlichen Verbrauchs)! Eine zweite Möglichkeit wäre Untersagung von Privatfahrten mit Fahrzeugen. Diese müsste jedenfalls schriftlich (Dienstvertrag, Dienstanweisung) erfolgen, außerdem ist die Einhaltung dieses Verbots laufend zu überprüfen und die Kontrollhandlungen (Wer kontrolliert den Geschäftsführer?) schriftlich zu dokumentieren! Die Prüfer sind wie gesagt sehr misstrauisch!
In einem aktuellen Fall ging der Prüfer abends zum Firmengelände und notierte die dort abgestellten Fahrzeuge ...