(Dezember 2007)
Das Finanzamt hat im Zusammenhang mit dem Betrugsbekämpfungsgesetz immer größere Wünsche an die Führung des Rechnungswesens und die Qualität der Grundaufzeichnungen. Insbesondere bei Außenprüfungen sollen vorhandene Daten auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden, weil ansonsten die Behörde zur Schätzung berechtigt wäre. Nun ist es zwar bei den bei uns verwendeten Buchhaltungsprogrammen jederzeit möglich, für die vergangenen sieben Jahre die gewünschten Datenträger zu erstellen, dies sollte aber auch bei den von Ihnen verwendeten Programmen möglich sein – nicht nur in der Buchhaltung, sondern auch bei Fakturierungs-, Lagerprogrammen, der Anlagenverwaltung, Registrierkassen, etc., und selbst dann, wenn es lückenlose Papierausdrucke gibt. Der Hintergrund für diese Wünsche ist, dass die Finanzbehörde im Rahmen der Außenprüfung Prüfprogramme verwenden will, und dies effizient nur dann möglich ist, wenn die Daten direkt eingelesen werden können. Mit Hilfe dieser Prüfprogramme sind vielfältige Auswertungen möglich, wie z.B. die Ermittlung des Verkaufs einzelner Produkte in bestimmten Perioden oder die rasche Suche nach bestimmten Schlüsselwörtern in der Buchhaltung (z.B. "Privatentnahme"). Diese Auswertungen sind binnen Minuten am Bildschirm ablesbar und ermöglichen der Finanzbehörde viel genauere und gezieltere Prüfungshandlungen. Aus dem Gesetzeswortlaut lässt sich die Schätzungsbefugnis allerdings nicht direkt ablesen. Es wird daher wie bisher so sein, dass bei vollständigen, richtigen, in Papierform vorgelegten, Unterlagen keine Schätzungsbefugnis gegeben ist. Der Zug der Zeit geht allerdings in Richtung Elektronik, sodass es geboten erscheint, bei Neuanschaffungen von Soft- und Hardware jedenfalls darauf zu achten, dass diese die neuen Erfordernisse erfüllen.
Wie sieht es nun mit den Grundaufzeichnungen aus ? Grundsätzlich sind die einzelnen Barein- und Ausgänge täglich einzeln aufzuzeichnen, daneben gibt es Erleichterungen für Betriebe mit einem Umsatz unter EUR 150.000,-. Sollten Datenträger verwendet werden, ist es wichtig, dass es durch das Programm unmöglich ist, ursprüngliche Eintragungen nachträglich zu verändern , ohne dass dies aus einem Protokoll o.ä. ersichtlich ist. Es ist daher von der Verwendung von Excel Tabellen in Zukunft abzuraten. Elektronische Ermittlung und Papieraufzeichnungen stehen gleichberechtigt nebeneinander, bei der Verwendung von Datenträgern ist aber die lückenlose Protokollierung unumgänglich, und es ist erforderlich, dass eine Wiedergabe der ursprünglichen Eingabe jederzeit möglich ist. Da die Führung der Grundaufzeichnungen je nach Geschäftsgröße und Branche sehr unterschiedlich ist, und die Erfordernisse der Finanzbehörde auch noch nicht klar definiert sind, sollten Sie sich im Zweifelsfall zu einem Beratungsgespräch an uns wenden. Das Thema Betrugsbekämpfung und Grundaufzeichnungen wird uns jedenfalls durch das gesamte Jahr 2008 begleiten.