(Jänner 2007)
Mit 1.1.2007 wurden die Verpflichtungen zur Dokumentation der täglichen Einnahmen und Ausgaben aus dem Geschäftsbetrieb verschärft. Dabei wurde jedoch durch eine Verordnung des Finanzministers für bestimmte Fälle eine Vereinfachung zugelassen.
Wesentliches Kriterium ist der im Betrieb erzielte Umsatz: Es gilt eine Umsatzgrenze von 150.000,- € netto. Wird im Betrieb ein höherer Umsatz erzielt, müssen die Bareingänge und Ausgänge täglich einzeln aufgezeichnet werden. Dies gilt ebenso, wenn zwar der Umsatz nicht erreicht wird, es aber Einzelaufzeichnungen über die Bareingänge gibt (Automaten in jeder Form, Registrierkassa, Strichlisten, ...). Solche Aufzeichnung müssen dann täglich für jeden einzelnen Umsatz vorhanden sein. Bleibt man mit dem Umsatz unter dieser Grenze und gibt es keine Einzelaufzeichnungen, so können die Bareingänge durch Kassasturz ermittelt werden. Für Umsätze von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Plätzen, die nicht in geschlossenen Räumen durchgeführt werden, kann die Einnahmenermittlung immer mittels Kassasturz erfolgen. Der Kassasturz muss aber spätestens am zu Beginn des nächsten Arbeitstages durchgeführt und durch einen Kassabericht dokumentiert werden. Achtung : Auch fahrbare Räumlichkeiten sind geschlossene Räumlichkeiten – Taxiunternehmen haben die neuen Bestimmungen zu berücksichtigen!
Bei Betriebsprüfungen werden die Grundaufzeichnungen in Zukunft einer genaueren Überprüfung unterliegen. Außerdem wird vom Finanzamt verlangt, dass Aufzeichnungen, die mittels EDV erstellt wurden (Excel Kassabuch, Registrierkassenstreifen, Warenwirtschaftssysteme, ...) elektronisch archiviert werden, und die Informationen mittels Druckdatei ausgegeben werden können. Das bedeutet, dass Sie, selbst wenn Sie die Informationen auf Papier ausgedruckt haben, dieselben Informationen auch elektronisch sieben Jahre lang zugangsfähig und ausdruckfähig zur Verfügung stellen müssen! Nur einen Ausdruck zu machen, und dann die Dateien im System zu löschen, ist ausdrücklich verboten. Diese speziell im Gastgewerbe ausgeübte Vorgangsweise muss ab 2007 geändert werden.
Zusätzlich muss gewährleistet sein, dass die Informationen nicht nach der ersten Erfassung undokumentiert verändert worden sind, was insbesondere bei Excel nicht einfach nachweisbar sein wird.
Die Einhaltung der Aufzeichnungsvorschriften ist insbesondere deswegen wichtig, weil die Finanzbehörde bei mangelnden Grundaufzeichnungen eine Verletzung der Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen unterstellt, die nachträglich nicht mehr zu korrigieren ist (weil ja die Barein- und ausgänge täglich zu ermitteln sind) und die zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen kann.
Da die Regelungen im Detail sehr umfangreich und auf den Einzelfall bezogen unterschiedlich zu interpretieren sind, ersuchen wir Sie, sich diesbezüglich mit uns in Verbindung zu setzen, wir werden gemeinsam die beste Lösung für Ihren Betrieb finden !
Mit den besten Wünschen für ein erfolgreiches Jahr 2007!