(März 2006)
Elektronischer Rechnungsversand: Die Methode der Zukunft – schon heute einsteigen? Achtung auch für Empfänger!
Immer mehr – vor allem – Großunternehmen verzichten auf den Versand von Rechnungen per Post und stellen auf elektronische Verrechnung um. Je nach eingesetztem System lohnt sich dies ca. ab der 500sten Rechnung, kann also auch für kleinere Betriebe interessant sein. Was aber tut man, wenn man eine elektronische Rechnung bekommt?
Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Vorschriften wie für Papierrechnungen. Bei der elektronischen Rechnung muss aber zusätzlich die Echtheit und Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet sein. Dies wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn die Rechnung mit einer "fortgeschrittenen digitalen Signatur" eines Zertifizierungsanbieters im Sinne des Signaturgesetzes unterfertigt ist (davon gibt es derzeit drei, die Firmen A-Cert, A-Trust und Trodat).
Bei Erhalt der Rechnung muss der Empfänger die digitale Signatur auf Richtigkeit überprüfen und die übermittelte Rechnung elektronisch sieben Jahre aufbewahren. Achtung: Die Rechnung berechtigt nur zum Vorsteuerabzug, wenn sie eine überprüfte digitale Signatur enthält und elektronisch sieben Jahre lang aufbewahrt wird!
Der Ausdruck auf Papier beseitigt nicht die Verpflichtung zur Aufbewahrung der elektronisch übermittelten Daten über sieben Jahre. Die Übermittlung einer unsignierten Rechnung per Mail und der Ausdruck dieser berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug!
Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie elektronische Rechnungen erhalten, damit wir die für Sie passende Vorgangsweise besprechen! Der Rechnungsempfänger muss nämlich elektronische Rechnungen nicht akzeptieren, er muss dies dem Rechnungsersteller allerdings mitteilen.
Faxrechnungen:
Bis zum Ende des Jahres 2006 können Rechnungen mittels Telefax unsigniert übermittelt werden.
Danach sind auch Faxrechnungen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur
zu versehen um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen.