(März 2005)
Ein in den letzten Jahren etwas in den Hintergrund getretenes Thema feiert bei den derzeit immer häufiger stattfindenden Betriebsprüfungen, offenbar unterstützt durch die Prüfersoftware ACL, "fröhliche Urstände": Die Prüfung der Grundaufzeichnungen bzw. der Grundlagensicherung, insbesondere auch die Frage der Losungsermittlung und der diesbezüglichen Aufzeichnungen.
Gerade in diesem Punkt hat sich aber nicht wirklich etwas verändert: Hat man mittlerweile für die Erstellung der Buchhaltung, aber auch des Kassa- und gegebenenfalls Wareneingangsbuches bis zum 15. des zweitfolgenden Monats Zeit und kann diese auch elektronisch führen, so sind trotzdem die Bareingänge und -ausgänge (bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern die Bareinnahmen und -ausgaben) täglich in geeigneter Form festzuhalten!
Diesbezüglich muss organisatorisch unbedingt Vorsorge getroffen werden. Auch wenn die Eintragung in die Bücher erst später erfolgt, muss das Entstehen jeder Eintragung zweifelsfrei jederzeit nachvollzogen werden können! Das heißt, es muss gerade die Tageslosung in (welcher auch immer) geeigneter Form nachvollziehbar ermittelt werden! Die Eintragung einer Summe als Tageslosung alleine ist sicher zu wenig. Selbstverständlich müssen die diesbezüglichen Unterlagen (Tippstreifen, Paragondurchschriften, Kassenrollen von elektronischen Kassen) zusammen mit den Belegen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Gleiches gilt für alle anderen in diesem Zusammenhang stehenden Unterlagen (z.B. Arbeitskarten, Reparaturscheine, Lieferscheine, etc.). Auch eine schön getippte Inventur nützt nichts, wenn es die Uraufzeichnungen nicht gibt. Dies gilt (zumindest theoretisch) auch z.B. für mittels PC geführte Fahrtenbücher u. a.
Die Finanz will nicht nur die Buchungen selbst überprüfen, sondern auch wissen, wie es dazu gekommen ist.
Dieses Thema ist deshalb so wichtig, weil selbst die bestens geführte Buchhaltung Ihre Beweiskraft verliert, wenn die Grundlagen hiezu nicht vorhanden bzw. nachvollziehbar sind. Und dann hat die Finanz leichtes Spiel, kann Sie dann doch ohne weiteren großen Aufwand die Besteuerungsgrundlagen schätzen!
Überprüfen Sie daher in eigenem Interesse, wie es um Ihre Grundlagensicherung bestellt ist und fragen Sie uns!