(Juni 2003)
Mitarbeiter machen Überstunden, sie gehen in Urlaub und Krankenstand. Nicht nur das Finanzamt und die Krankenkassen verlangen bei Prüfungen Nachweise über die angefallenen Zeiten. Auch für den Fall von Meinungsverschiedenheiten über geleistete Überstunden oder konsumierten Urlaub empfiehlt es sich, ordentliche und vollständige Aufzeichnungen zu führen.
Überstunden müssen mit Datum und Uhrzeit genau aufgezeichnet werden. Dienstnehmer haben für Arbeitsleistungen außerhalb ihrer Normalarbeitszeit Anspruch auf Überstundenzuschläge, deren Höhe sich nach Gesetz und Kollektivvertrag richtet. Je nachdem, wann die Überstunden geleistet wurden, stehen Zuschläge von 50 bis mehr als 100 % des Normalstundensatzes zu. Aber nicht nur für die Abrechnung, sondern auch für die Inanspruchnahme von Freibeträgen bei der Steuerberechnung ist die genaue Aufzeichnung notwendig (man denke zum Beispiel an Überstundenzuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit). Das Finanzamt und die Krankenkassen wollen eben immer alles genau wissen, bevor Steuerfreiheit bzw. Beitragsfreiheit anerkannt wird. Aber auch für den Dienstgeber ist die genaue Verfolgung der Abrechnung wichtig, denn der Anspruch auf Auszahlung von Überstunden verjährt erst nach 3 Jahren (wenn nicht im Kollektivvertrag eine andere Frist festgelegt wurde).
Urlaub ist die schönste Zeit des Jahres, deshalb möchte jeder so viel wie möglich davon konsumieren. Um unnötige Missverständnisse zu vermeiden ist es notwendig, dass es Aufzeichnungen gibt, wie das Urlaubsjahr eines Dienstnehmers berechnet wird, und wann jeder einzelne Dienstnehmer seinen Urlaub tatsächlich konsumiert hat. Das übersichtliche Führen dieser Aufzeichnungen beugt unnötigen Konflikten vor, wird gegebenenfalls auch vom Arbeitsinspektorat überprüft und hilft uns bei der Berechnung von Urlaubsrückstellungen in Ihrer Bilanz. Der Urlaubsanspruch verjährt nach Ablauf von zwei Jahren ab Ende des Jahres, in dem er entstanden ist. Auch diese Aufzeichnungen sollten also durchgehend geführt und nicht frühzeitig entsorgt werden! Was passiert, wenn ein Dienstnehmer während des Urlaubs erkrankt? Wenn er die Erkrankung nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt hat, so zählen Werktage, in denen er krank war, nicht als Urlaubstage, wenn die Erkrankung mehr als drei Tage dauert. Dies muss der Dienstnehmer dem Dienstgeber unverzüglich mitteilen und ein ärztliches Zeugnis vorlegen. Damit sind wir schon beim nächsten wichtigen Punkt: pro Dienstnehmer sind auch die Krankenstandstage zu registrieren. Es ist zwar die alte Entgeltfortzahlungsregelung abgeschafft, aber bei längerer Erkrankung eines Dienstnehmers übernimmt nach einer gewissen Zeit die Krankenkassa die Fortzahlung des Entgelts, und das sollte man sich als Dienstgeber keinesfalls entgehen lassen! Mit weiteren Aufzeichnungspflichten des Arbeitszeitgesetzes oder einzelner Berufsvorschriften (LKW-Lenker, Baubranche) möchten wir Sie hier nicht weiter quälen. Wenn Sie jedoch Bedenken haben, ob in Ihrem Betrieb alle Aufzeichnungen ordnungsgemäß geführt werden, so wenden Sie sich bitte an uns, wir werden dies gerne für Sie überprüfen!