(Oktober 2002)
Immer wieder führen unvollständige Rechnungen zu Problemen. Achtung: Das Umsatzsteuergesetz ist ein formales Gesetz, das heißt, es kommt nicht auf den gewollten Inhalt oder die Glaubwürdigkeit (wirtschaftliche Betrachtungsweise) an, sondern in erster Linie auf das Erfüllen der formellen Voraussetzungen.
Vorerst stellt sich somit die Frage, was eine Rechnung überhaupt ist, und wer sie ausstellt. Nun, grundsätzlich gilt als Rechnung jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird, also auch z.B. Quittungen, Abrechnungen, Gegenrechnungen und Frachtbriefe. Die – unten näher erläuterten – Pflichtangaben können auch in anderen Belegen enthalten sein, wenn in der Rechnung darauf hingewiesen wird (z.B. Lieferschein). Dies gilt auch für Gutschriften, die im Geschäftsverkehr an Stelle von Rechnungen treten. Irgendwann wird – mit Zustimmen des Empfängers – auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung als Rechnung gelten. Das Gesetz sieht hierfür eine Verordnungsermächtigung vor, allerdings existiert ein Verordnungsentwurf noch nicht einmal im Ansatz.
Führt ein Unternehmer (im umsatzsteuerrechtlichen Sinn) entsprechende Umsätze aus, so ist er nicht nur berechtigt, sondern auf Verlangen verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, soweit er die Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder (ab 1.1.2003) eine juristische Person ausführt.
Nun zu den in einer Rechnung erforderlichen Angaben im einzelnen:
1. Angabe des liefernden oder leistenden Unternehmens
Hier muss auf eine Falle hingewiesen werden: Nur ein (umsatzsteuerrechtlicher) Unternehmer darf eine Rechnung ausstellen bzw. führt nur eine von einem solchen Unternehmer ausgestellte Rechnung zum Vorsteuerabzug!
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Hier wird die Angelegenheit schon diffiziler, ist doch der genaue Firmenwortlaut (in voller Länge) des Leistungsempfängers gefordert!
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der erbrachten Leistungen
Hier gibt es erfahrungsgemäß die meisten Probleme: Die Verwendung von Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen (Speisen und Getränke, Büromaterial, Fachliteratur, etc.) ist jedenfalls nicht ausreichend und berechtigt daher nicht zum Vorsteuerabzug!
Vielmehr gefragt sind z.B. Autor und Titel des Fachbuches, genaue Angabe der konsumierten Speisen und Getränke, etc.
4. Angabe des Lieferdatum bzw. des Leistungszeitraumes
Bei Lieferungen und sonstigen Leistungen, die abschnittsweise berechnet werden, genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes, soweit dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt.
5. das Entgelt für die Lieferung und sonstige Leistung und (neu ab 1.1.2003) den anzuwendenden Steuersatz
sowie im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
Sonderbestimmungen – auf die hier nicht näher eingegangen werden soll – gibt es bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Exportgeschäften, Endrechnungen und Anzahlungen sowie bei Anwendung der Differenzbesteuerung. Gänzlich neue Bestimmungen gibt es im Zusammenhang mit Bauleistungen, welche von Subunternehmern an den Generalunternehmer erbracht werden (z.B. Elektriker an den Baumeister).
6. den auf das Entgelt (5) entfallenden Steuerbetrag.
Weiters hat eine Rechnung ab 1.1.2003 zu enthalten:
7. das Ausstellungsdatum
8. eine fortlaufende Nummer (Zahlenkombination), die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird.
9. die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nr). Das Finanzamt hat den Unternehmern (in aller Regel automatisch) eine solche Nummer zu erteilen. In Ausnahmefällen muss (bisher generell) ein diesbezüglicher Antrag gestellt werden.
Erleichterungen gibt es bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen:
Hier handelt es sich um Rechnungen, deren Gesamtbetrag (= brutto) € 150,-- nicht übersteigt. Bei diesen Kleinbetragsrechnungen genügen folgende Angaben:
a) Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmen
b) Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
c) Tag der Lieferung oder sonstige Leistung (oder Leistungszeitraum)
d) Das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe (also der Bruttobetrag)
e) Der darin enthaltene Steuersatz.
Der in einer Rechnung ausgewiesene (auch zu unrecht!) Steuerbetrag wird jedenfalls geschuldet (Umsatzsteuer kraft Rechnungslegung)! Weiters wird (mit Wirkung 1.1.2003) eine neue Haftungsbestimmung eingeführt, die speziell in Betrugsfällen zur Anwendung kommt und den Fiskus vor solchen schützen soll.
Die neuen Bestimmungen (ab 1.1.2003) gelten für alle Umsätze und sonstige Sachverhalte, die nach dem 31. Dezember 2002 ausgeführt werden bzw. sich ereignen. Lediglich die Sonderbestimmungen für Bauleistungen sind ab. 1. Oktober 2002 anzuwenden.