Seit 1. Juli 1998 haben die Geschäftsführer nicht nur für ein Rechnungswesen, sondern auch für ein internes Kontrollsystem, das den Anforderungen des Unternehmens entspricht, zu sorgen (? 22 (1) GmbHG). Was ist nun das interne Kontrollsystem?
„Das interne Kontrollsystem, für dessen Einrichtung, Überwachung und Dokumentation die Geschäftsführung des Unternehmens verantwortlich ist, umfasst alle in der Unternehmensorganisation vorgesehenen Maßnahmen, die dazu bestimmt sind,
- das vorhandene Vermögen zu sichern,
- die betriebliche Leistungsfähigkeit zu steigern und
- die Einhaltung der Geschäftspolitik sowie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen zu gewährleisten.
Die Bedeutung des internen Kontrollsystems wächst mit der Größe des Unternehmens.“
Damit sind eine Unzahl von Maßnahmen und Handlungen angesprochen. Diese nahezu allumfassende Definition muss natürlich auf das Ausmaß des sinnvoll Realisierbaren übersetzt werden. Auch ergibt sich allerdings daraus, dass die Überwachungsfunktion, deren eine Teil das interne Kontrollsystem ist, eine zentrale Management-(Chef-) aufgabe darstellt.
Das beste IKS besitzt das 1 Mann-Unternehmen. Aber bereits ab dem ersten Mitarbeiter müssen, wie wir aus Erfahrung berichten können, bereits erste Überwachungsschritte installiert werden. Auch langjährige, treue Mitarbeiter sind nicht vor Fehlern gefeit; es muss sich ja nicht gleich um vorsätzliche Unterschlagungen handeln, sondern können auch eingefahrene Gleise und langjährige Übung (Betriebsblindheit) zu Fehlleistungen führen, und selbst gutgemeinte Aktionen können u.U. das Gegenteil bewirken.
Die betriebliche Überwachung gliedert sich einerseits in die (nachträgliche) interne oder externe Revision sowie andererseits in die (laufende) Kontrolle. Die Kontrolle selbst ist im wesentlichen ein laufender Soll-Ist-Vergleich, dem eine Abweichungsanalyse und die Einleitung von Korrekturmaßnahmen folgen. Durch die Korrektur- und Planbeurteilungsfunktion wird das betriebliche Kontrollsystem zu einem entscheidenden Instrument der Unternehmensführung.
Wie schaffe ich nun ein wirksames internes Kontrollsystem? Grundsätzlich werden dabei folgende Schritte notwendig sein:
1. Erfassung des Ist-Zustandes (Organisation, vorhandene Kontrolleinrichtungen).
2. Schaffung bzw. Korrektur der Aufbau- und Ablauforganisation in jeder einzelnen Stelle.
3. Zusammenfassung der verschiedenen Einzelpläne zu einem Gesamtplan.
4. Festlegung der Schwerpunkte des IKS und der besonderen Risikobereiche (Risikoanalyse hinsichtlich Schadenshäufigkeit und -höhe).
5. Schaffung der Kontrollpläne.
6. Fixierung der Kommunikationswege für die Kontrollinformationen.
Nach diesem theoretischen Ausflug kehren wir nun wieder in das einzelne Unternehmen, den Unternehmensalltag zurück.
Aus den vorangegangenen Überlegungen ist klar ersichtlich, dass es sich hier um ein sehr unternehmensspezifisches Thema handelt, und jedes Unternehmen sein eigenes internes Kontrollsystem benötigt. Für unsere Klienten übernehmen wie einzelne dieser Funktionen und werden somit Teil deren IKS.
Hier sind nun einzelne Kontrollgrundsätze angeführt:
- Abstimmung (Anpassung) der Solldaten an die zu untersuchenden Ist-Daten (im organisatorischen Sinn)
- Trennung der Abläufe zwischen der Ausführung und Kontrolle.
- Einfügen von automatischen Kontrollen.
- Gleichschaltung von Kompetenz- und Verantwortungsbereichen
- Funktionstrennung:
Gerade das Rechnungswesen kann hier als klassische Beispiel dienen; Trennung Buchhaltung – Lohnverrechnung – Kassaführung – EDV !
- 4-Augen-Prinzip (Unterschriftsregelungen!)
- Definition der wesentlichen Handlungsabläufe im Unternehmen (wer, was, wann, wo, wie) und Zuordnung der Kontroll- und Verantwortungsbereiche (Ablaufdiagramme, Organigramme, Stellenbeschreibungen, Organisationshandbuch)
- Festsetzen diverser Limits (Kassabestand, Rabatte, Zahlungsziele, etc.).
Sicherlich gilt es, das Augenmaß zwischen den erforderlichen Sicherungs- und Kontrollmaßnahmen einerseits und einer bürokratischen Überbelastung andererseits zu finden. Die Praxis zeigt aber, dass das Durchleuchten der Abläufe eine wertvolle Erfahrung für das Unternehmen darstellt, Gesetzmäßigkeiten und Erfordernisse bewusst macht und eventuelle Fehlentwicklungen aufzeigt. Frühe Aufklärung und laufende Kontrollen sollen daher helfen, Überraschungen in der Unternehmensentwicklung zu vermeiden und auf geänderte Rahmenbedingungen rechtzeitig und richtig zu reagieren. Gerade Kleinst- und Kleinbetrieben fehlt es oft nicht nur an vorausblickender, strategischer Unternehmensplanung sondern auch an der entsprechenden Organisation.
Und noch etwas: Besonders in raschen Wachstumsphasen eines Unternehmens ist es gerade die Organisation, die mit dem Wachstum nicht Schritt hält. Speziell hier ist ein funktionierendes internes Kontrollsystem vonnöten, um sicherzustellen, dass nicht nur die Arbeit, der Umsatz und die Forderungen kräftig wachsen, sondern auch das Bankkonto (in der richtigen Richtung!).
Die Unternehmensführung mit Hilfe eines internen Kontrollsystems ist in einem hohen Maß genau, zielgerichtet und effizient. Die Handhabung desselben erfordert aber in vielen Fällen ein Umdenken in der Führungsetage, eine neue Führungsphilosophie, die sich auf allen Ebenen auswirken muss! Es gilt, ganz bestimmte Leistungen zu erbringen und bestimmte Ziele zu erreichen. Mitarbeiter aller Ebenen arbeiten und planen miteinander, die Erreichung der gemeinsam erarbeiteten Ziele wird zum persönlichen Anliegen jedes einzelnen Unternehmensangehörigen!