Notfallordner für den Betrieb

(Juni 2022)

Oft ist man im Tagesgeschäft so beschäftigt, dass man gar nicht daran denkt, was passiert, wenn der/die Unternehmer/in ausfällt. Es ist sehr sinnvoll, sich einen Notfallordner anzulegen, in dem die wichtigsten Infos enthalten sind, damit ein möglichst reibungsloser Übergang auf den/die Zwischengeschäftsführer/in ermöglicht wird. Ein solcher Notfallordner sollte u.a. enthalten:

• Bankkonten und deren Zugangsdaten (es wäre sinnvoll, dass zumindest zwei Personen unabhängig voneinander auf das Bankkonto zugreifen können)
• Passwörter für Computer und andere elektronische Zugänge
• ein Protokoll für die Vorgangsweise bei Cyberattacken und den dafür zuständigen Ansprechpartner
• alle Versicherungspolizzen mit Kontaktdaten der Ansprechpartner
• Mietverträge und Kontaktpersonen bei den Hausverwaltungen
• sonstige Verträge wie Gesellschaftsvertrag, (Kauf-)Verträge von Immobilien, etc.
• Steuerunterlagen und Kranken-/Pensionsversicherungsunterlagen
• Kreditverträge, Leasingverträge
• Infos über die Mitgliedschaft bei Vereinen, Interessensverbänden, die Kontaktdaten der wichtigsten Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten), des Anwalts und des Steuerberaters
• Testament oder Infos, wo dieses hinterlegt ist – und
• für den privaten Bereich auch noch eine eventuelle Vorsorgevollmacht bzw. Patientenverfügung

Sind die wichtigsten Informationen an einem (sicheren) Ort vorhanden, ist das sowohl für den Unternehmer, als auch für die Person, die im Notfall rasch einspringen muss, eine Beruhigung und eine große Hilfe.