(Juni 2022)
Österreich ist ja das Land der Vereine – von ganz groß bis ganz klein. Mit über 120.000 Vereinen und mehr als 3 Mio. Mitgliedern zählt Österreich eine der höchsten Vereinsdichten. Dieses meist ehrenamtliche & soziale Engagement spricht für uns als Gesellschaft. Jeder Verein hat aber ja auch zumindest zwei bis drei rechtlich vermeintlich haftende Personen aus dem Vorstand, das sind über 300.000 Funktionäre, die nicht selten in ihrem Zivilberuf aus der Wirtschaft kommen. Daher wird auch unter Ihnen ein großer Anteil dieser Funktionäre sein, die ihre Zeit, ihr Wissen und ihr Engagement in eine gute Sache stecken.
In diesem Beitrag soll – abseits des Steuerrechts – kurz dargestellt werden, wie die „Buchhaltung“ eines Vereines auszusehen hat. Ein neues Fachgutachten gibt hiezu Anlass; die Einhaltung der diesbezüglichen Vorschriften soll natürlich auch vor allfälligen Strafen oder Haftungen (Es besteht keine – wie oft angenommen – persönliche, verschuldensunabhängige – Haftung für Vereinsfunktionäre!) schützen. Es ist zwischen kleinen, mittelgroßen und großen Vereinen zu unterscheiden. Abweichende Rechnungsjahre sind in allen Größenklassen möglich. Entscheidendes Kriterium sind die „gewöhnlichen Einnahmen und Ausgaben“; ein Verein kann ja nicht auf Gewinn ausgerichtet sein! Die Anzahl der Mitglieder, Arbeitnehmer, Zweigvereine, etc. ist hierfür unerheblich. Erst ein Überschreiten der Kriterien in zwei aufeinander folgenden Jahren löst ab dem Folgejahr weitere Verpflichtungen bzw. Erleichterungen aus.
Kleine Vereine
Ein solcher liegt bei gewöhnlichen Einnahmen/Ausgaben bis zu einer Mio € vor. Für einen solchen Verein ist jährlich (innerhalb von fünf Monaten nach Ende des Rechnungsjahres inkl. Rechnungsprüfung) eine Einnahmen/Ausgaben-Rechnung sowie eine Vermögensübersicht zu erstellen. Der Begriff „gewöhnlich“ ist weit auszulegen, außergewöhnlich wären z.B. Erbschaften oder Veräußerungserlöse.
Die Vermögensübersicht (Status) sollte die Bestände des Vereins (Aktiva) sowie die Schulden zeigen. Bei größerem Anlagevermögen ist ein Anlagenverzeichnis zu empfehlen. Es gibt keine besonderen Formvorschriften, aber Empfehlungen für größere kleine Vereine. Das Leitungsorgan sollte diesbezügliche Grundsätze festlegen.
Mittelgroße und große Vereine
Ein mittelgroßer Verein liegt bei gewöhnlichen Einnahmen und Ausgaben zwischen € 1 Mio und € 3 Mio bzw. Publikumsspenden von mehr als € 1 Mio vor. Ein solcher hat ein qualifiziertes Rechnungswesen unter sinngemäßer Anwendung des Unternehmensrechtes (Bilanzerstellung!) zu führen.
Bei Überschreiten der 3 Mio-Grenze liegt ein großer Verein vor. Dieser hat wie Kapitalgesellschaften einen vollständigen Jahresabschluss (inkl. Anhang) zu erstellen. Ein Lagebericht ist nicht vorgesehen, aber eine Abschlussprüfung durchzuführen.
Rechnungsprüfer
Das Leitungsorgan (Vorstand) hat ein dem Verein entsprechendes Rechnungswesen einzurichten und für die laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben zu sorgen. Binnen fünf Monaten nach Ende des Rechnungsjahres ist dann der Abschluss (siehe oben) zu erstellen.
Jeder Verein hat (zumindest) zwei Rechnungsprüfer (gewählt von der Mitgliederversammlung) zu bestellen, die natürlich weder Arbeitnehmer noch Vorstandsmitglied des Vereins sein dürfen. Sie haben ihre Tätigkeit unabhängig und unbefangen auszuüben.
Die Rechnungsprüfung hat innerhalb von fünf Jahren nach Ende des Rechnungsjahres zu erfolgen. Über die Prüfung, deren Umfang im Rahmen des pflichtgemäßen Ermessens der Prüfer von diesen bestimmt wird, ist ein Bericht zu verfassen und dem Leitungsorgan zu berichten. Die Mitgliederversammlung ist über die Prüfung zu informieren.
Prüfungsgegenstand und Berichtsinhalt sind:
Selbstverständlich unterliegen die Rechnungsprüfer einer strengen Verschwiegenheitsverpflichtung. In besonderen Fällen, insbesondere bei schwerwiegenden, beharrlichen Verstößen des Leitungsorgans gegen die Rechnungslegungspflichten können sie die Einberufung einer Mitgliederversammlung verlangen bzw. diese selbst einberufen.