(Juni 2021)
1. Begriff und Grundsätzliches
Flexible Gestaltung von Arbeitszeit und -ort wurden bereits in den vergangenen Jahren oft diskutiert und gefordert. Die Coronakrise hat dann die Diskussionen und die Logistik quasi über Nacht überholt – laut einer Studie der FH Krems haben im 4. Quartal 2020 rund 20 % der Österreicher zumindest zeitweise daheim gearbeitet. Eine große Mehrheit will dies auch künftig (zeitweise) tun. Interessanterweise findet sich der Begriff nicht im Steuerrecht, sondern im Arbeitsvertrags-Anpassungsgesetz: Arbeit im Homeoffice liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt. Dabei kann es sich auch um einen Nebenwohnsitz, die Wohnung eines Lebensgefährten oder nahen Angehörigen handeln.
Die bisherige restriktive Legistik und Rechtsprechung zum Thema „Arbeitszimmer“ (Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit; eigener, nahezu ausschließlich beruflich genutzter Raum; nach der Art der Tätigkeit unbedingt erforderlich) vereiteln wohl für die meisten Arbeitnehmer die Absetzbarkeit eines solchen. Außerdem wäre wohl ob der vielen zu erwartenden Anträge die Finanzverwaltung lahm gelegt worden. Aber Achtung – die neuen Regelungen gelten (mit Ausnahmen) erst ab der Veranlagung 2021!
Die Richtung der neuen Regelungen stimmt wohl. Aber sie sind befristet (bis 2023), – wieder einmal – viel zu kompliziert, und die Pauschalbeträge auch viel zu niedrig.
Wir wollen hoffen, dass es diesbezüglich zu Nachbesserungen kommt!
2. Arbeitsrecht:
Homeoffice kann weder einseitig angetreten noch angeordnet werden und es bedarf einer schriftlichen Vereinbarung! Meist wird dadurch der bestehende Arbeitsvertrag geändert.
Wesentliche Vertragspunkte sollen sein:
Die Bestimmungen des Datenschutzes, Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes, Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetzes gelten auch im Homeoffice. Ebenso sind Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen! Hingegen hat das Arbeitsinspektorat kein Betretungsrecht!
3. Sozialversicherung:
Die bisherige Regelung wird zum Dauerrecht: Unfälle, die sich zeitlich und ursächlich im Zusammenhang mit versicherungspflichtigen Beschäftigungen im Homeoffice ereignen, gelten als Arbeitsunfälle. Darunter fallen auch Wege zur Befriedigung lebensnotwendiger Bedürfnisse (Mittagessen in der Nähe), sowie vom Homeoffice aus angetretene Wege zu Kinderbetreuungs- und Bildungseinrichtungen. Soweit bei Abgrenzungsfragen der Begriff „Arbeitsstätte“ eine Rolle spielt, gilt das Homeoffice als eine solche.
4. Steuerrecht:
Digitale Arbeitsmittel
Vom Arbeitgeber bereitgestellte Arbeitsmittel für die berufliche Tätigkeit führen weder zu einem Sachbezug noch zu Lohnabgaben beim Arbeitgeber.
Dies gilt auch für eine allfällige Privatnutzung.
Im Wesentlichen wird diesbezüglich die bisherige Verwaltungspraxis fortgeschrieben.
Werden diese vom Arbeitnehmer selbst angeschafft und als Werbungskosten abgesetzt, ist (wie bisher) ein Privatanteil (i.d.R. 40 %) in Abzug zu bringen.
Zusätzlich sind diese Werbungskosten um ein allfällig erhaltenes Homeoffice-Pauschale und Differenz-Werbungskosten (siehe unten) zu kürzen. Andere Arbeitsmittel (z.B. Büromaterial) unterliegen keiner Kürzung, allerdings ist diesfalls das Werbungskostenpauschale anzurechnen.
Homeoffice-Pauschale
Der Arbeitgeber kann pro Homeoffice-Tag (ein solcher liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer ausschließlich zu Hause arbeitet – es gibt nur ganze Homeoffice-Tage!) pro Tag EUR 3,- für maximal 100 Tage pro Jahr steuer- und lohnnebenkostenfrei auszahlen.
Soweit das Homeoffice-Pauschale unter EUR 3,-/Tag liegt führt die Differenz zu Differenz-Werbungskosten (ohne Anrechnung auf das allgemeine Werbungskostenpauschale von EUR 132,-).
Das Pauschale steht nicht zu, wenn im selben Jahr Ausgaben für ein Arbeitszimmer – selbst im Rahmen einer anderen (betrieblichen) Einkunftsart – angesetzt werden. Diesfalls wäre die steuerfreie Auszahlung des Homeoffice-Pauschales durch den Arbeitgeber jedenfalls vorteilhafter!
Übersteigt ein von mehreren Arbeitgebern ausbezahltes Homeoffice-Pauschale insgesamt den Höchstbetrag führt dies jedenfalls zu einer Pflichtveranlagung (und wahrscheinlich zu einer Steuernachzahlung)!
Ergonomisch geeignetes Mobiliar
Bisher konnten Einrichtungsgegenstände nur in einem steuerlich anerkannten Arbeitszimmer abgesetzt werden und zwar über den Weg der AfA (außer GWG).
Nunmehr können Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar eines Homeoffice-Arbeitsplatzes (Schreibtisch, Drehstuhl, Leuchte, etc.) bis zu EUR 300,-/Jahr abgesetzt werden. Es erfolgt keine Kürzung um ein allfälliges Homeoffice-Pauschale ebenso keine Anrechnung auf das allgemeine Werbungskostenpauschale.
Voraussetzung ist allerdings, dass mindestens an 26 Tagen/Jahr im Homeoffice gearbeitet wird.
Eine AfA ist nicht vorgesehen. Überschreiten die Ausgaben 300,- € können diese quasi ins nächste Jahr (max. also drei mal 300,- €) vorgetragen werden.
Noch eine Besonderheit: Da viele Homeoffice-Plätze bereits im Jahr 2020 eingerichtet worden sind, können von den 300,- € für das Jahr 2021 max. 150,- € in das Jahr 2020 vorgezogen werden (soferne 26 Homeoffice-Tage geleistet worden sind). Verfahrenstechnisch stellt dies ein rückwirkendes Ereignis im Sinne der BAO dar.
5. Sonstiges:
Die tatsächlichen Homeoffice-Tage sind (z.B. in Verbindung mit den Arbeitszeitaufzeichnungen) datumsmäßig zu erfassen (allenfalls für Jänner bis März 2021 zu schätzen) und deren Anzahl am Lohnkonto und den zu übermittelnden Lohnzetteln zu vermerken.
Zu beachten ist ferner, dass die Homeoffice-Tage das Pendlerpauschale (an einem solchem Tag gibt es keine Fahrt zur Arbeitsstätte) beeinflussen können (Ausnahme nur bis 30. Juni 2021). Für das volle Pendlerpauschale muss die Wegstrecke Wohnung – Arbeitsstätte an mindestens elf Tagen im Kalendermonat zurückgelegt werden.