Arbeitszeitaufzeichnungen - Achtung! (Update Stand 26.05.2021 15:00 Uhr)

(Mai 2021)

Das Thema ist nicht neu, wir haben auch schon öfters darüber geschrieben – und auch wenn Sie´s schon nicht mehr hören können, es ist extrem wichtig!
In einem Webinar hat der Leiter der Finanzpolizei einige brisante Statements gegeben, die wir Ihnen nicht vorenthalten können: Insbesondere auch aufgrund der COVID-Förderungen bzw. der Prüfung derselben bekommt das Thema zusätzliche Aktualität. Seit April 2020 sind rund 37.800 Betriebe mit rund 97.000 Mitarbeitern überprüft worden. „Gefahr“ (Anzeigen), die Anlass zu Prüfung geben können, drohen natürlich auch von unzufriedenen (ehemaligen) Mitarbeitern, missliebigen Konkurrenten oder Nachbarn, ...

• Die Kontrollen erfolgen stets unangekündigt!
• Die Arbeitszeitaufzeichnungen werden stets und tagfertig verlangt.
• Excel-Listen – auch wenn vom Dienstnehmer unterfertigt – stellen (zumindest für sich allein) keine taugliche Aufzeichnung dar! Es bedarf jedenfalls auch der Grundaufzeichnungen (Schmierzettel), auch werden die Dienstnehmer selbst dazu befragt: Wie kommt es zur Excel-Tabelle? Wer zeichnet täglich was, wie und wo auf?
  Natürlich sind die Grundaufzeichnungen jedenfalls aufzubewahren!
• Daneben bedarf es natürlich zusätzlicher Aufzeichnungen, z.B.
  • Aufzeichnungen über Urlaub, Krankenstand, Gleitzeit(-guthaben)
  • (Sozial-)partner- bzw. Einzelvereinbarungen
  • AMS-Abrechnungen
• Und natürlich sollte alles zusammenpassen, z.B. Personalpläne, Reisekostenabrechnungen (!), Auftragslage, ...

Die Folgen mangelnder Aufzeichnungen können vielfältig und oft auch schwerwiegend sein, u.a.

• Schätzungsbefugnis der Behörde
• Nachzahlungen an Steuern und Lohnabgaben (insbes. Krankenkassenbeiträge)
• Verlust bzw. Rückforderung von Förderungen
• Strafanzeigen; falsche Arbeitszeitaufzeichnungen können Betrug darstellen!
• Aber auch Dienstnehmer bleiben nicht immer ungeschoren, z.B. Rückforderung von Arbeitslosengeldern.

Auch im Visier der Prüfer sind nicht vom Lockdown betroffene Betriebe (Branchen), die um Förderungen (Kurzarbeit) angesucht haben.