(Dezember 2019)
Nicht nur in unserem Privatleben eignet sich der Jahreswechsel dazu, zurückzuschauen, was gelungen ist, und Pläne für das nächste Jahr zu machen. Auch im Unternehmen muss ganz prosaisch Inventur gemacht werden (neben einer Planungsrechnung für das nächste Jahr, die auch anzuraten ist).
Bilanzierende Unternehmen, auch wenn sie freiwillig bilanzieren, müssen jährlich eine Inventur durchführen. Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme aller Gegenstände im Lager durch Zählen, Messen, Wiegen zum Bilanzstichtag.
Die Inventur stellt eine Kontrollmöglichkeit dar, womit die tatsächlich vorhandenen Bestände mit den sich aus den Büchern ergebenden Beständen verglichen werden können. Somit können Verluste, die etwa durch Diebstahl oder Schwund entstanden sind, aufgedeckt werden. Daneben stellt die Inventur einen Bestandteil des Jahresabschlusses dar und beeinflusst somit das Betriebsergebnis.
Bilanzierungspflichtige Unternehmen
Als bilanzierungspflichtige Unternehmen gelten etwa Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) oder auch Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG, KG), wenn diese die Umsatzschwellen (700.000,- € in zwei aufeinander folgenden Jahren oder 1.000.000,- € einmal) überschreiten (Ausnahme: Freiberufler brauchen keine Inventur zu erstellen).
Die Inventur hat am Ende des letzten Arbeitstages im alten Wirtschaftsjahr oder zu Beginn des ersten Arbeitstages im neuen Wirtschaftsjahr zu erfolgen. Bei den meisten Unternehmen fällt das Ende des Geschäftsjahres auf den 31.12., daher wird dieser oft als Tag der Inventur angesetzt. Es gibt jedoch noch weitere Inventurmethoden (z.B. Stichprobeninventur, permanente Inventur), die sich im Zeitpunkt, zu dem die Bestandsaufnahme durchzuführen ist, unterscheiden.
Die Durchführung der Inventur hat vollständig und richtig zu erfolgen, außerdem sind die Inventurmaßnahmen so zu dokumentieren, dass sie ein Sachverständiger (wie z.B. ein Prüfer des Finanzamts) ohne besondere Schwierigkeiten nachvollziehen kann. Aufzeichnungen (etwa Zähllisten) sollen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen. Diese Aufzeichnungen der Inventur sind sieben Jahre aufzubewahren.
Weicht nun das Ergebnis der Inventur – etwa aufgrund gestohlener Waren – von den Büchern ab, ist die Buchhaltung anzupassen. Die Differenz fließt dabei in die Gewinn- und Verlustrechnung ein und spiegelt sich in der Bilanz wieder.
Schätzung durch die Finanz
Führt ein Inventurfehler zu einem nicht unwesentlichen Mangel, ist die Finanz zur Schätzung verpflichtet. Als wesentliche Mängel können unter anderem das Fehlen von Inventurlisten, unvollständige oder unrichtige Aufnahmen der Bestände oder das Fehlen von für die Inventur unerlässlichen Grundaufzeichnungen (Schmierzettel, elektronische Warenwirtschaftssysteme, etc.) angesehen werden. Das Ergebnis der Inventur kann in der Praxis bei einer Überprüfung der Finanzverwaltung des Öfteren zum Streitpunkt werden. Deshalb sind die korrekte Durchführung sowie die Dokumentation der Inventur enorm wichtig.
Eine Inventur ist zeitaufwendig und arbeitsintensiv, daher sind eine gute Planung und eine strukturierte Durchführung sinnvoll.