Elektronische Rechnung (e-Rechnung) - fast schon Standard - aber welchen Kriterien muss sie genügen?

(Juni 2018)

Immer mehr Betriebe versenden ihre Rechnungen als e-Rechnungen - welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, dass solche Rechnungen auch vom Finanzamt akzeptiert werden?

Unter e-Rechnungen versteht man Rechnungen, die als E-Mail, E-Mail-Anhang, als Web­download, als eingescannte Papierrechnung oder als Faxrechnung versendet werden.

Rechtlich ist die e-Rechnung einer Papierrechnung gleichgestellt, es ist auch keine elektronische Signatur mehr verpflichtend. Laut Steuerrecht müssen elektronische Rechnungen drei Voraussetzungen erfüllen:

1. Echtheit der Herkunft:
   Die Identität des Rechnungsausstellers muss gesichert sein
2. Unversehrtheit des Inhalts: Rechnungsangaben wurden nicht verändert
3. 
   Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum, in dem steuerliche Aufbewahrungspflicht besteht

Punkt 1+2 erfüllt man u.A. dadurch, dass man zu den Rechnungen die entsprechenden Aufträge/Lieferscheine etc. aufbewahrt und griffbereit archiviert hat und im Unternehmen ein System hat, mit dem eingehende Rechnungen abgearbeitet werden. Am besten werden die Rechnungen in digitalen Ordnern nach Jahren sortiert und innerhalb der Jahre nach Kategorien wie Ausgangsfakturen, Eingangsfakturen, Kassabelege etc. gespeichert, wie man es bei Papierordnern auch gewöhnt war.

Noch idealer verwendet man Office-Management-Software für das Speichern der Rechnungen - diese Softwarepakete protokollieren neben anderen hilfreichen Funktionen wie z.B. eine Funktion zum Wiederfinden einzelner Belege nach Stichworten auch, wann etwas gespeichert wurde und ob/wie die Speicherung verändert wurde. So kann man leicht den Nachweis erbringen, dass eine Rechnung nach ihrer Archivierung nicht mehr verändert wurde.