(September 2017)
Die GPLAs werden erstens immer mehr (häufiger) und zweitens immer schärfer. Deshalb fassen wir die - aus unseren letzten Erfahrungen - wichtigsten Punkte nochmals zusammen:
Die verlangten Unterlagen sollten möglichst zeitnah vorgelegt werden. Generell gilt: Dokumentation ist alles! Ebenso wichtig: Denken Sie an Recherchen und durchaus mögliche Zeugeneinvernahmen seitens der Behörde - die besten (und schriftlichen) Vereinbarungen nützen nichts, wenn sie nicht gelebt werden! Jeder Dienstnehmer muss einen Dienstzettel erhalten, sofern es keinen schriftlichen Dienstvertrag gibt; Lebenslauf sowie Kopien von Ausweis und Meldezettel sollten Sie vor Arbeitsbeginn einfordern. Ebenso muss natürlich im Bedarfsfall eine entsprechende Arbeitserlaubnis vorliegen.
An erster Stelle stehen zweifellos die Arbeitsaufzeichnungen, sie sind für Vieles Grundlage (auch für andere Prüfungen) - und bei Fehlen derselben drohen zusätzlich Verwaltungsstrafen.
An nächster Stelle zu erwähnen sind die Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen, insbesondere bei beendeten Dienstverhältnissen (Wäre da nicht noch eine Ersatzleistung zugestanden?)!
Nächster Punkt sind natürlich die Fahrtenbücher und Informationen wer mit welchem Fahrzeug unterwegs ist. Ist die Privatnutzung untersagt, sollte dies nicht nur im Dienstvertrag/Dienstzettel festgehalten sein, sondern ist die Einhaltung zu kontrollieren und organisatorisch sicherzustellen!
Auch die Reiseabrechnungen werden zunehmend genauer unter die behördliche Lupe genommen.
"Highlight" ist natürlich das LSDB-G in Verbindung mit der richtigen Einstufung (Lebenslauf!). Nicht nur, dass bei einer Unterentlohnung Beiträge nachgefordert werden, drohen auch empfindliche Strafen! Änderungen der Arbeitszeit sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden, ebenso wie Gleitzeit schriftlich vereinbart werden muss.
Fazit: Die Lohnverrechnung wird immer heikler, unübersichtlicher und komplizierter. Wir können das leider nicht ändern, Sie aber dabei bestmöglich unterstützen. Allerdings sind wir dabei auf Ihre Mitarbeit angewiesen!
Abgesehen von zahlreichen Strafdrohungen ist im Bereich der Sozialversicherung das Anspruchsprinzip zu beachten: Im Gegensatz zur Lohnsteuer (Zuflussprinzip) sind die SV-Beiträge vom Lohnanspruch (unabhängig von der Auszahlung) zu berechnen.