(Juni 2017)
Ergänzungen zur Checkliste Registrierkasse
Was regelmäßig zu tun ist
Monatlich
Kassenabschluss mit dem letzten Beleg des laufenden Monats - entweder eigene Funktion der Kasse oder normaler Beleg mit "0" als Monatsabschluss
Quartalsweise
Vollständiges DEP (=Datenerfassungsprotokoll) auf elektronischen Medien sichern (externe Festplatte, USB Stick, externer Server). Die Sicherung soll gleich nach dem Monatsabschluss des jeweiligen Monats erfolgen - Sicherung sieben Jahre aufbewahren.
Tipp: Die Firma A-trust (Ersteller von Signaturkarten) bietet jedem Nutzer einen Gratis-online Speicher von 2 GB im Internet an. Voraussetzung für die Nutzung ist eine Handy Signatur und die Registrierung unter www.e-tresor.at. Dieser Online-Speicher eignet sich gut zur Speicherung der DEPe der Registrierkasse.
Jahresende
Jahresbeleg erstellen (immer Dezember, egal wie das Wirtschaftsjahr ist) und mit der BMF-App und einem neuen
Authentifizierungscode überprüfen (derselbe Vorgang wie bei Neuanlage der Kasse).
Was bei einer Kassennachschau zu tun ist
Nullbeleg erstellen (eigene Funktion der Kasse oder Geschäftsvorfall mit Null)
Datenerfassungsprotokolle auf elektronischem Medium dem Prüfer übergeben (kann binnen zwei Tagen nachgeholt werden)
Organisatorisches
Bitte im Betrieb eine Mappe mit allen Daten zur Registrierkasse auflegen: Nullbeleg der Anmeldung der Registrierkasse im Original, sonstige Berichte/Belege/Prüfergebnisse zur Registrierkasse, die Bedienungsanleitung und eine Info, wie man zu den Sicherungen gelangt, falls bei einer Nachschau Chef/in nicht da sind.
Das im Betrieb vorhandene Personal muss für alle Funktionen der Registrierkasse eingeschult sein.
Bei Ausfall/Verlust der Registrierkasse muss eine andere verwendet oder es müssen händische Einzelbelege erstellt werden (Paragons bereithalten), die später in der Kasse nacherfasst werden. Ausfälle von mehr als 48 Stunden müssen über
FinanzOnline gemeldet werden (Ab- und Anmeldung). Bei Ausfall oder Verlust der Signatureinheit (=Sicherungseinheit) kann die Kasse weiterbetrieben werden, der Ausfall muss am Kassenbeleg angedruckt werden (eigene Funktion der Kasse) und bei einer Dauer von mehr als 48 Stunden über FinanzOnline gemeldet werden.
Wird die Kasse planmäßig außer Betrieb genommen, muss ein signierter Schlussbeleg erstellt und ausgedruckt und das DEP ausgelesen werden. Außerdem muss die Kasse in FinanzOnline abgemeldet werden. Diese Unterlagen müssen sieben Jahre aufbewahrt werden.
Wer keine eigenen FinanzOnline-Codes hat, soll sich bitte bezüglich der angeführten (Fehler)meldungen zeitnah an uns wenden.