(März 2017)
Ab welcher Firmengröße sind Unterschriftsberechtigung und /oder Vollmachten überhaupt ein Thema? Eigentlich brauchen jetzt nur EPUs nicht weiterzulesen - hier stellt sich die Frage sicher nicht. Aber schon ein Mitarbeiter kann mangels klarer Regelung Schaden anrichten, für den Sie als Unternehmer haften.
Wenn man in ein Geschäft geht um ein Buch zu erwerben, kann man von einer "Ladenvollmacht" ausgehen, das heißt, der Verkäufer ist berechtigt mit mir das Rechtsgeschäft "Buchkauf" abzuschließen. Es gibt aber Branchen, bei denen der Kundenberater nur beraten darf und das Geschäft von einem Berechtigten abgeschlossen wird.
Bei der "Duldungsvollmacht" kommt ein Vertrag trotz mangelnder Vollmacht zustande, wenn der Geschäftsherr das Geschäft nachträglich genehmigt oder sich den Vorteil aus diesem Vertrag zuwendet.
Mit der "Ladenvollmacht" ist die "Anscheinvollmacht" verwandt, die in der Praxis eine große Bedeutung hat: Nämlich wenn der Geschäftsherr durch sein Verhalten bei Vertragspartnern den Anschein erweckt, dass der Vertreter eine entsprechende Vollmacht besitzt. Das geschieht schon durch Überlassung von Firmenpapier oder Ähnlichem!
Daher sollten auch schon in kleineren Firmen klare Richtlinien geschaffen werden, wer was nach außen rechtswirksam entscheiden darf.
Die uns allen bekannten Zusätze "i.A." (im Auftrag) für geringere Befugnisse und "i.V." (in Vertretung) für mehr Befugnisse signalisieren dem Empfänger, dass er mit einer berechtigten Person zu tun hat.
Die Prokura ist eine umfassende gesetzliche kaufmännische Vollmacht mit gesetzlich fixiertem Umfang. Ein Prokurist darf alles, was der Betrieb irgendeines Unternehmens mit sich bringt. Er darf nur bestimmte Dinge nicht wie z.B. das Unternehmen einstellen oder veräußern, Grundstücke veräußern oder belasten und einiges mehr. Der gesetzliche Umfang der Prokura kann Dritten gegenüber nicht eingeschränkt werden. Eventuelle Einschränkungen gelten nur im Innenverhältnis.
Der Prokurist hat die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns anzuwenden und haftet je nach dem Verschuldungsgrad (siehe unten). Eine Haftung für automatische Abgaben wie USt und Krankenkassenbeiträge trifft ihn zum Unterschied vom handelsrechtlichen Geschäftsführer nicht.
Dienstnehmer, die im Namen des Unternehmens Verträge abschließen (auch der Einkauf eines simplen Druckers oder von Putzmitteln ist ein solcher), haften nach dem Dienstnehmerhaftpflichtgesetz (DHG). Je nach dem Verschuldensgrad
kann es zu Ersatzpflichten des Dienstnehmers kommen.
Besser ist es aber allemal im Vorhinein für Klarheit zu sorgen und so erst gar keine Schäden entstehen zu lassen!