Die Registrierkasse - ein Fortsetzungsroman
Und jetzt mit Checklist zum Herausnehmen!

(November 2016)

In der letzten Zeitung haben wir Ihnen bereits geschrieben, dass die Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (Signaturerstellungseinheit) verfügen müssen und dass diese Sicherheitseinrichtungen über FinanzOnline gemeldet werden müssen.

Mit etwas Verspätung ist diese Meldung nun seit Ende August möglich. Achtung, diese Meldung muss bis 31.03.2017 erfolgt sein, es wird also langsam Zeit, sich eine Signaturkarte bei den Anbietern A-Trust oder Globaltrust zu besorgen.

Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Registrierkassenlieferanten in Verbindung und sprechen Sie die genaue Vorgangsweise ab, da wahrscheinlich ein Software-Update erforderlich sein wird. Nach dem Update wird ein sogenannter Startbeleg erstellt (auch hier hilft der Registrierkassenlieferant). Danach muss die Signaturkarte über FinanzOnline angemeldet und einer Kasse zugeordnet werden. Dies ist mit dem FinanzOnline Zugang des jeweiligen Unternehmers möglich. Sollten Sie keinen FinanzOnlinezugang haben, können wir die Anmeldung für Sie vornehmen, dazu brauchen wir aber einige Informationen zu Ihrer Signaturkarte und der Registrierkasse - wenden Sie sich bitte wegen Details an uns.
Nach Anmeldung wird der Startbeleg mittels einer eigenen BMF-App überprüft und festgestellt, ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Dieser Startbeleg muss unbedingt sieben Jahre lang aufbewahrt werden! Die App ist bereits unter www.bmf.gv.at/kampagnen/unsere-apps downloadbar.

Woran erkennt man, ob eine Registrierkasse bereits mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist? Belege, die mit einer manipulationssicheren Registrierkasse ausgestellt werden, weisen einen QR-Code auf.

Bitte nehmen Sie in der nächsten Zeit Kontakt mit Ihrem Kassenlieferanten auf, die Feiertage nahen und im letzten Moment wird dann wieder ein Engpass bei den Anbietern entstehen. Außerdem wirken Sie gegenüber den Kunden modern und seriös, wenn Sie mit Ihrer Kasse am neuesten Stand sind.


Alles auf einen Blick: Karte kann im Sekretariat angefordert werden!

Checkliste Registrierkasse
Alles, was man darüber wissen muss, auf einer Karte

• Registrierkassenpflicht ab Nettoumsatz 15.000,- p.a., davon 7.500 bar (inkl. Bankomat, Kreditkarte)
• Unabhängig von der Registrierkasse für jeden Betrieb Belegerteilungspflicht
• Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht: Umsätze bis 30.000,- p.a. im Freien, Hütten und anderen kleinen Einrichtungen, bestimmte Automaten und Online-Shops
• Erleichterung hinsichtlich der zeitlichen Erfassung für "mobile Gruppen", d.h., Unternehmer, die (auch) Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen, können diese zeitnah bei der Rückkehr in der Registrierkasse erfassen (Arzt, Masseur, Installateur, etc.) - befreit nicht von Belegerteilungspflicht

Inbetriebnahme der Kasse:

1. Beschaffung Signaturkarte (A-Trust, Globaltrust)
2. Initialisierung der Kasse (Unterstützung durch Registrierkassen-Lieferanten)
3. Erstellung Startbeleg
4. Anmeldung über FinanzOnline
5. Prüfung des Startbelegs mit der BMF-App (von BMF-Homepage downloadbar)
6. Startbeleg 7 Jahre aufbewahren
7. Es müssen Monatsbelege und Jahresbelege erstellt werden. Der Monatsbeleg für Dezember ist auch der Jahresbeleg und muss jedes Jahr zusätzlich ausgedruckt und mit der BMF-App geprüft werden.
8. Täglicher Abschluss ist ab Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung nur mehr zur Kontrolle des Kassastandes notwendig.

Checkliste Registrierkasse
Am besten Karte direkt bei Registrierkassa aufbewahren!

• (Mindestens) jedes Quartal muss ein vollständiges Datenerfassungsprotokoll auf einem externen Datenträger gesichert werden, jede Sicherung ist 7 Jahre aufzubewahren.
• Das Datenerfassungsprotokoll muss jederzeit in einer für die Finanzbehörde lesbaren Form exportiert werden können (vom Kassenhersteller garantieren lassen!).
• Bei Verlust/Ausfall der Signaturkarte muss Kasse weiter betrieben werden und ein Zusatz "Sicherheitseinrichtung ausgefallen" auf den Belegen aufgebracht werden (muss Kasse aufdrucken können). Ausfälle von mehr als 48 Stunden sind über FinanzOnline zu melden.
• Bei Ausfall/Verlust der Registrierkasse muss eine andere verwendet oder es müssen händische Belege erstellt werden, die später in einer gültigen Kasse nacherfasst werden. Ausfälle von mehr als 48 Stunden sind über FinanzOnline zu melden.
• Für Kassennachschauen müssen der Nullbeleg, die Bedienungsanleitung, sonstige Berichte der Registrierkasse und die E 131-Bestätigung des Kassenherstellers jederzeit im Betrieb aufliegen, alle Sicherungen (Datenerfassungsprotokolle) zugänglich und ein Datenexport möglich sein.
• Bei planmäßiger Außerbetriebnahme der Registrierkasse muss ein signierter Schlussbeleg erstellt werden, der ausgedruckt und 7 Jahre aufbewahrt werden muss. Zeitgleich ist das Datenerfassungsprotokoll auszulesen und 7 Jahre aufzubewahren!