Aus der Praxis

(Juni 2016)

In dieser neuen Kolumne wollen wir Sie für brandaktuelle Belange sensibilisieren, die uns im täglichen Geschäft vermehrt begegnen. Vieles davon werden Sie schon in früheren Artikeln gelesen haben - jetzt ist aber wieder aus gegebenen Anlass besonderes Augenmerk darauf zu lenken!

Erst dieser Tage hat ein GPLA-Prüfer (dieser prüft die lohnabhängigen Abgaben) folgende (zusätzliche) Unterlagen bei der Prüfung verlangt:

• die Konten betreffend Fremdleistungen bzw. Subunternehmer samt zugehöriger Belege
  (→ versteckte Dienstverhältnisse)
• das Konto "Freiwilliger Sozialaufwand"
• das Konto "Fremdreinigung" samt Belege
  (→ verstecktes Dienstverhältnis)
• das Konto "Verwaltungsstrafen"
  (→ nicht abzugsfähig bzw. -pflichtig bei Ersatz an Dienstnehmer)
• das Konto "Fremdprovisionen" samt Belege
  (Meldung § 109a ?)
• Arbeitszeitaufzeichnungen
  (für einige Dienstnehmer, aber komplett von den Tagesberichten an)
• Fahrtenbücher, auch für Fiskal- bzw. Klein-LKW
  (→ Wer ist wohin gefahren, Sachbezug? - wird noch zu diskutieren sein)
• Tankbelege
  (→ wird außerhalb der Arbeitszeit getankt; wieso?)

Dazu passend eine aktuelle Entscheidung des BFG (Bundesfinanzgerichtes) betreffend einen Pharmavertreter, der nur den halben KFZ-Sachbezug versteuern wollte: Dies wurde letztlich verweigert, weil er die Abgabenbehörde von der Richtigkeit seines Vorbringens überzeugen hätte müssen, was wegen eines nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuches nicht gelungen ist.

Laut BFG-Entscheidung liegt ein solches vor, "wenn

• jede einzelne Fahrt mit Datum und Dauer (Beginn und Ende)
• und der Zweck der Fahrt unter Anführung der Kilometerstände, der Anfangs- und Endpunkt sowie die Zwischenziele so detailliert beschrieben werden, dass die Anzahl der gefahrenen Kilometer zweifelsfrei nachvollzogen werden kann."

Laut anderer Meinung können auch andere Unterlagen (z.B. Reise- oder Besuchsberichte) als Nachweis dienen; dies ist aber jedenfalls mühsamer und letztlich auch nicht sicher!

Registrierkasse und Belegerteilungspflicht:

Die sogenannte "Tischrechnung" (siehe Bild) genügt den Anforderungen der Belegerteilungspflicht nicht. Zur Erinnerung: Ein Beleg im Sinne dieser Bestimmungen (nicht ident mit den umsatzsteuerrechtlichen Bestimmungen betreffend Vorsteuerabzug) muss enthalten:

• eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
• eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird
• den Tag der Belegausstellung
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistungen
• den Betrag der Barzahlung (muss zumindest rechnerisch ermittelbar sein).

In unserem Beispiel unten fehlen die Punkte 1-2.